Акт про списання матеріальних запасів

Акт про списання матеріальних запасів - є уніфікованою формою обов'язкової для застосування зокрема державними та муніципальними установами. Він служить для оформлення рішення про списання та є підставою для внесення записів про вибуття матеріальних запасів з рахунків бухгалтерського обліку.

З метою забезпечення своєчасного та достовірного відображення в бухгалтерському обліку фактів господарського життя держустанова має формувати первинний обліковий документ при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення (ч. 3 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік (далі - Закон N 402-ФЗ), п. 9 Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну Росії від 01.12.2010 N 157н, далі - Інструкція N 157н).

Операції по надходженню, внутрішньому переміщенню, вибуттю (в тому числі по підставі списання) об'єктів основних засобів оформляються бухгалтерськими записами на підставі первинних (зведених) облікових документів в порядку, передбаченому інструкціями по застосуванню Планів рахунків (п. 48 Інструкції N 157н).

Основні первинні документи, що застосовуються при вибутті матеріальних запасів засобів, перераховані, зокрема, для казенних установ в п. 25 Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну Росії від 06.12.2010 N 162н (далі - Інструкція N 162н).

Більшість форм, що згадуються в зазначеній вище Інструкцій N 162н, затверджено наказом Мінстату України від 21.01.2003 N 7. Цією ж постановою затверджено Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку основних засобів.

Крім того, в окремих випадках операції з вибуття матеріальних запасів можуть відображатися на підставі первинних документів:

• форми яких затверджені наказом Мінфіну Росії від 15.12.2010 N 173н (далі - Наказ N 173н);
• складених за формами, розробленим в самій установі.

Положення Інструкції N 157н і Інструкції N 162н не містять спеціального порядку документального оформлення списання матеріальних запасів при проведенні поточного ремонту силами установи (господарським способом).

Пункти 24, 25 Інструкції N 162н містять лише вказівки на те, якими документами оформляється видача матеріалів відповідальним особам і списання матеріалів. До таких документів, зокрема, відносяться:

• Вимога-накладна (форма 0315006);
• Відомість видачі матеріальних цінностей на потреби установи (форма 0504210);
• Акт про списання матеріальних запасів (форма 0504230).

Перераховані вище форми документів призначені виключно для оформлення фактичного «руху» матеріалів всередині установи.

При цьому для обгрунтування необхідності ремонту основного засобу перш за все необхідно скласти відповідний акт (даний документ буде підтверджувати неможливість (недоцільність) подальшої експлуатації основного засобу без проведення ремонту). Уніфікована форма такого акта не встановлена. Отже, він складається в довільній формі, що містить обов'язкові реквізити відповідно до вимог ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ.

Передача матеріальних запасів, призначених для ремонту основного засобу, оформляється Відомістю видачі матеріальних цінностей на потреби установи (форма 0504210). Відомість (форма 0504210) служить підставою для списання зазначених матеріальних запасів з балансу установи при наявності документа, що підтверджує виконання ремонтних робіт.

Роботи можуть також проводиться підвідомчим установою, одним з видів діяльності якого є виконання робіт по ремонту основних засобів, що знаходяться в оперативному управлінні вищестоящої установи.

При цьому можна говорити про те, що підвідомче установа отримує матеріальні запаси від вищестоящої установи для виконання ремонтних робіт без оплати вартості прийнятих матеріальних запасів і з зобов'язанням використання зазначених матеріальних запасів в конкретних роботах, які здійснюються для потреб вищого закладу.

Іншими словами, передані матеріали можна розглядати як давальницькі.

Відповідно до п. 116 Інструкції N 157н передача (повернення) матеріальних запасів установою повинна оформлятися первинним (зведеним) обліковим документом, без списання переданих об'єктів з балансового обліку.

Згідно з положеннями Наказу N 173н відпустку матеріалів на сторону оформляється накладною (форма 0315007), яка виписується у двох примірниках (для замовника і виконавця). При цьому в ній обов'язково роблять особливу позначку, наприклад, «для ремонтних робіт на давальницькій основі».

Надані вищестоящою установою матеріали підрядник (підвідомче установа) зобов'язаний використовувати економно та ощадливо, а по завершенні роботи представити замовнику звіт про витрачені матеріалах, а також повернути їх залишки (п. 1 ст. 713 ЦК України).

Законодавством не встановлено форми звіту про витрачені матеріалах або акта виконаних робіт із зазначенням використаних при цьому матеріалів. Вважаємо, що в обліковій політиці вищестоящої установи доцільно визначити порядок списання матеріальних запасів, які передаються підвідомчій установі, в тому числі документальне підтвердження фактичного витрачання матеріальних запасів в ході ремонтних робіт.

На практиці подібний документ, як правило, містить:

опис конкретного виду робіт, виконуваних підрядчиком (підвідомчим установою) (п. 1 ст. 702 ЦК України);

• визначення початкового і кінцевого термінів виконання таких робіт (п. 1 ст. 708 ЦК України);
• точне найменування і опис переданих давальницьких матеріальних запасів, включаючи дані про їх кількість і вартість;
• порядок, в якому давальницькі матеріальні запаси передаються підвідомчій установі, в тому числі із зазначенням конкретних осіб, які братимуть матеріальні запаси, а також використовувати в процесі ремонту;
• порядок прийняття робіт із зазначенням посадових осіб вищестоящої установи, які в рамках повноважень здійснюють приймання зазначених робіт.

Акт повинен бути складений колегіально, для чого в організації повинна бути наказом призначено комісію з надходження та вибуття активів. У формі акта обов'язково потрібно проставляти гриф обмеження доступу до документа керівником.

Членів комісії розташовують в акті в алфавітному порядку їх прізвищ. Порядок розташування не залежить від займаної посади, але голови завжди вказують першим. Основна частина документа зі списання матеріальних активів заповнюється в табличній формі.

Після висновку комісії оформляють підписи, при цьому слід повторно вказувати посади і зробити розшифровку прізвищ відповідальних за складання акту. В кінці - дата підписання документа.

дивитися інший зразок акта ...

стверджую
Директор ЦКУ «ЖіліБилі»
___________ В.В. Захаров
(Підпис)
«__» _______ 20__ р

Акт про списання матеріальних запасів

від «__» ________ 20__ р

Установа ЦКУ «ЖіліБилі»
Структурний підрозділ загальний відділ
Матеріально відповідальна особа Русинів А.А.

Комісія в складі: заступник директора Вершніцкая Євгенія Євгенівна, головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Малахов Валерій Леонідович, головний спеціаліст фінансового відділу Сергєєва Валентина Миколаївна, провідний спеціаліст господарського відділу Кітманова Марина Станіславівна, призначена наказом від «__» _________ 20__ р № 123, справила перевірку виданих в експлуатацію підрозділи матеріальних запасів і встановила фактичне витрачання наступних матеріалів за період з «__» _________ 20__ р по «__» _________ 20__ р .:

Витрачені немарковані конверти на відправку кореспонденції громадянам і організаціям

• Конверт С5 162 × 229, 80 г силікон, з правим вікном немаркований, код 796, Кількість 194, Ціна 1,60 руб., Сума 310,40 руб.
• Конверт без вікна А4 немаркований, код 796, Кількість 102, Ціна 5,20 руб., Сума 530,40 руб.
• Конверт без вікна А5 немаркований, код 796, Кількість 32, Ціна 1,90 руб., Сума 60,80 руб.

Всього по цьому акту про списання матеріальних запасів списано матеріалів на загальну суму дев'ять сотень один карбованець 60 копійок.

Висновок комісії: конверти використані за призначенням і підлягають списанню.

Голова комісії: заступник директора О.Є. Вершніцкая

Члени комісії:

• головний спеціаліст відділу інформаційних технологій В.Л. Малахов
• головний спеціаліст фінансового відділу В.Н. Сергєєва
• провідний фахівець господарського відділу М.С. Кітманова

«__» _________ 20__ р

закон РАА