Чи може голова правління ОСББ одночасно бути бухгалтером?

1. Як правильно оформити покладання на голови правління ОСББ обов'язків бухгалтера?
2. Деякі наслідки покладання на голови правління ОСББ обов'язків бухгалтера

Всі співвласники багатоквартирних будинків зацікавлені в оптимізації витрат, понесення яких необхідно для управління такими будинками. Створення ОСББ - лише перший крок на шляху даної оптимізації. Адже для того, щоб цей спосіб управління дійсно був досить економним, не менш важливо правильно організувати роботу об'єднання. Одне з можливих напрямків економії, до якого іноді вдаються співвласники з метою скорочення витрат, є обрання головою правління ОСББ особи, компетентного в питаннях ведення бухгалтерського обліку, з подальшим дорученням йому відповідних обов'язків. Але чи правильно це з точки зору чинного законодавства та які практичні наслідки такого суміщення обов'язків?

Почнемо з самого головного: виконання головою правління ОСББ функцій бухгалтера НЕ суперечить чинному законодавству.

Так, згідно з ч. 4 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р № 996-XIV (далі - Закон № 996), однією з форм організації бухгалтерського обліку на підприємстві 1 є самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства 2.

На нашу думку, вищенаведена норма в достатній мірі стосується випадків ведення бухобліку головою правління ОСББ. Адже правління є органом, який обирається для керівництва поточною діяльністю об'єднання (згідно з ч. 17 ст. 10 Закону України «Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку» від 29.11.2001 р № 2866-III, далі - Закон № 2866), а отже - голови правління цілком можна вважати керівником.

Додатковим аргументом на користь можливості виконання головою правління ОСББ функцій бухгалтера може бути частина 20 ст. 10 Закону № 2866, якою до компетенції правління віднесено серед іншого і ведення бухгалтерського обліку та звітності про діяльність об'єднання.

Далі розглянемо деякі практичні питання, пов'язані з покладанням на голову правління ОСББ обов'язків бухгалтера.

Як правильно оформити покладання на голови правління ОСББ обов'язків бухгалтера?

Перш за все слід виходити з того, на яких підставах голова правління ОСББ виконує свої обов'язки - громадських або за трудовим договором.

На замітку! Випадок, коли голова правління працює за цивільно-правовим договором, окремо розглядати не будемо. Адже в статті «Чи можна з головою правління ОСББ укласти цивільно-правовий договір» ми свого часу зробили висновок, що даний спосіб організації відносин ОСББ з головою правління не узгоджується з чинним законодавством.

Голова правління ОСББ виконує обов'язки на громадських засадах

Так, якщо голова правління ОСББ виконує обов'язки на громадських засадах, варіантів небагато. Найчастіше в такому випадку єдиним юридично значущим документом, що визначає обов'язки голови правління, є статут ОСББ. Тому якщо приймається рішення про те, що голова правління виконуватиме обов'язки бухгалтера, це має бути зазначено в установчих документах об'єднання.

Якщо рішення про покладання обов'язків бухгалтера на голови правління приймається на етапі, коли ОСББ вже зареєстровано, потрібно внести зміни до статуту. Звичайно, це не найпростіший шлях. Адже, крім того, що доведеться скликати загальні збори співвласників, необхідно буде ще й зареєструвати нову редакцію установчих документів, сплативши за це адміністративний збір.

На замітку! У 2017 році плата за державну реєстрацію змін до установчих документів ОСББ становить 480 грн (абз. 8 ч. 1 ст. 36 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р № 755 -IV).

Таким чином, радимо на етапі затвердження статуту ОСББ в частині визначення обов'язків голови правління прописувати, що наведений перелік таких обов'язків не є вичерпним і буде більш деталізований в положенні про обов'язки голови правління ОСББ (в разі ж якщо останній працює за трудовим договором - в посадовій інструкції голови правління ОСББ). При таких обставинах, покладаючи на голову правління обов'язки з ведення бухгалтерського обліку (як, власне, і будь-які інші), досить буде внести зміни у відповідне положення про обов'язки (посадову інструкцію).

Голова правління ОСББ працює за трудовим договором

У разі якщо голова правління є найманим працівником (знаходиться в трудових відносинах з ОСББ) - альтернатив трохи більше.

Справа в тому, що при цьому виникає питання щодо наявності суміщення професій (посад) - ситуації, коли працівник виконує на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи.

Поєднання може мати місце в тому випадку, якщо штатним розписом ОСББ передбачена окрема посада бухгалтера. В такому випадку відомі 2 можливих варіанти дій:

1. внести зміни до штатного розпису шляхом виведення з нього посади бухгалтера;
2. оформити покладання обов'язків по веденню бухгалтерського обліку на голови правління ОСББ як поєднання.

Відверто кажучи, перший варіант є більш привабливим. Адже суміщення професій вважається зміною істотних умов праці, а отже, голова правління ОСББ повинен бути повідомлений про це не пізніше ніж за 2 місяці (ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України, далі - КЗпП). Крім того, за суміщення професій (посад) працівникові за це повинна здійснюватися доплата (ст. 105 КЗпП).

У разі якщо посада бухгалтера в штатному розкладі відсутня, процедура покладання обов'язків з ведення бухобліку на голови правління, який є найманим працівником, схожа на ту, яка застосовується при виконанні головою правління своїх обов'язків на громадських засадах: необхідно внести зміни до посадової інструкції, а якщо в статуті наведено виключний перелік обов'язків голови правління - також викласти в новій редакції установчих документів.

Правда, існує ще один нюанс: якщо з головою правління трудовий договір укладено в письмовій формі, в останній також потрібно буде внести відповідні доповнення і уточнення (шляхом оформлення додатка до даного договору).

Відповідно, якщо ще на етапі створення ОСББ було погоджено, що голова правління одночасно буде працювати тут бухгалтером, відповідні обов'язки необхідно передбачити в статуті, трудовому договорі та посадової інструкції ще спочатку.

Деякі наслідки покладання на голови правління ОСББ обов'язків бухгалтера

У ситуації, коли обов'язки голови правління та бухгалтера виконує один і той же особа, варто звернути увагу на деякі практичні нюанси.

По-перше, одна з важливих обов'язків бухгалтера - складання та надання податкової звітності. Традиційно така звітність скріплюється одночасно двома підписами - керівника і бухгалтера. Разом з тим в пп. 48.5.1 Податкового кодексу України законодавець передбачив наступне: в разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податків дана податкова декларація підписується таким керівником. Тобто уповноважувати будь-яка особа (скажімо, з числа членів правління) на підписання податкової звітності разом з головою правління немає необхідності.

По-друге, саме підпис бухгалтера, як правило, є другим підписом, яка вказується в картці із зразками підписів і відбитка печатки при відкритті поточного рахунку юридичній особі (абз. 2 п. 18.2 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р № 492, далі - Інструкція № 492). У свою чергу, в п. 18.6 Інструкції № 492 закріплено: за рахунками юридичних осіб і рахунками відокремлених підрозділів, у штатному розкладі яких немає осіб, яким може бути надано право другого підпису, до банку подається засвідчена картка зі зразками підписів осіб, яким належить право першого підпису. В цьому випадку при складанні картки в графі, призначеній для зазначення посад осіб, які мають право другого підпису, робиться напис про те, що в штатному розписі немає таких осіб. Тобто, знову-таки, без другого підпису цілком можна обійтися.

Звернемо увагу ще на одне важливе питання. Згідно ч. 6 ст. 22 Закону № 2866, для фінансування самозабезпечення об'єднання співвласники сплачують відповідні внески і платежі в розмірах, встановлених загальними зборами об'єднання. Якщо відповідні внески здійснюються готівкою (а саме так найчастіше і відбувається на практиці), ОСББ потрібна каса, а отже - і касир.

З метою, знову-таки, оптимізації витрат на оплату праці обов'язки касира найчастіше покладаються на бухгалтера. Однак якщо функції бухгалтера буде виконувати керівник, то варіантів 2: або завідувати касою буде доручено все того ж голові правління, або доведеться працевлаштовувати для цього окрему особу.

Якщо співвласники узгодять перший варіант, то переживати з приводу того, що всі касові документи будуть підписані одним тільки головою правління - не варто. Дійсно, форми таких документів передбачають їх скріплення двома (бухгалтера і касира або керівника і бухгалтера) або навіть трьома (керівника, бухгалтера і касира) підписами. Однак Національний банк України в листі від 14.02.2012 р № 11-117 / 708-1645 прийшов до наступного висновку: при відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно.

У той же час важливо: якщо голова правління ОСББ виконує обов'язки на громадських засадах, касиром він бути не може. Справа в тому, що, як випливає з п. 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р № 637, для того, щоб особа могла виконувати обов'язки касира, з ним повинен бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність. А висновок таких договорів регламентується саме трудовим законодавством: зокрема - главою ІХ КЗпП, а саме - ст. 1351. Тому касиром може бути тільки найманий працівник.

Ну і наостанок нагадаємо. Якщо покладання обов'язків бухгалтера на голови правління ОСББ здійснюється в уже діючому об'єднанні, в якому раніше бухобліком завідувало іншу особу, про передоручення відповідних обов'язків необхідно повідомити органи ДФСУ. А саме - подати реєстраційну заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» в 10-денний строк з дня покладання обов'язків з ведення бухобліку на голови правління (п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 м № 1588).

Вікторія Туманова,
юрист

1 Під «підприємством» Закон № 996 передбачає всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, які зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно із законодавством (ч. 1 ст. 2 Закону № 996).

2 Дана форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах. Однак ОСББ не відноситься до числа ні одних, ні інших.