Дебет-Кредит № 09 :: Аванс на відрядження: доплата на картку

Дебет-Кредит № 09 (1.3.2010)
Суть справи :: Практика

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Тема підзвітних коштів, що видаються працівникові на відрядження, не втрачає своєї актуальності. Мінфін видав чергове раз'ясненіе1 з цього приводу, яке ми розглянемо далі на практичному прикладі.

Коли працівник вирушає у відрядження, обов'язок роботодавця - забезпечити його грошовими коштами (авансом). Так сказано в Загальних положеннях Інструкції №592. Що повинен включати в себе даний аванс? Підпункт 1.11 розділу І Інструкції №59 говорить, що для відряджень по Україні в такий аванс повинні входити кошти на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові. Відносно загранкомадіровок пп. 1.2 Розділу ІІ Інструкції №59 визначає аванс як суму грошових коштів, що видаються працівникові на поточні витрати в розмірах, що відповідають установленим нормам, і з урахуванням положень пп. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств». Підпункт 5.4.8, в свою чергу, дозволяє відносити на витрати, пов'язані з відрядженням:

1) витрати на проїзд (включаючи плату за перевезення багажу);

2) оплату вартості проживання в готелях (мотелях), в тому числі витрати на харчування і побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);

3) найм інших жилих приміщень;

4) оплату телефонних рахунків;

5) плату за оформлення закордонних паспортів;

6) плату за дозвіл на в'їзд (візу);

7) витрати з обов'язкового страхування;

8) витрати на усний та письмовий переклади;

9) інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, включаючи збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат;

10) а також добові (у межах граничних норм, встановлених Постановою КМУ від 23.04.99 р №663).

Сума авансу повинна визначатися, що на бухгалтерській мові означає: перш ніж видати аванс, необхідно зробити його розрахунок (приблизний кошторис витрат на відрядження).

Звертаємо вашу увагу, що, незважаючи на збереження за працівником середнього заробітку в період перебування у відрядженні, дана зарплата виплачується працівникові в звичайні терміни, встановлені на підприємстві. І хоча п. 1.4 розділу І Інструкції №59 дозволяє перераховувати зарплату поштою відрядженому по Україні працівнику на його прохання за рахунок його відрядило, ця виплата авансом вважатися не буде. Зауважимо, що стосовно зарплати працівника, відрядженого за кордон, Інструкція №59 таких уточнень не робить.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем ​​прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Форма такого звіту затверджена Наказом №4403. Разом зі звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядке4, і документи в оригіналі, які підтверджують витрати, понесені у зв'язку з відрядженням.

1 Лист Мінфіну від 04.12.2009 р №31-18030-07-10 / 33138 «Про службові відрядження в межах України та за кордон», див. «ДК» № 9/2010 .

2 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р №59.

3 Наказ ДПАУ від 19.09.2003 р №440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту».

4 Форма посвідчення про відрядження затверджено наказом ДПАУ від 28.07.97 р №260.

Сума надміру витрачених коштів, тобто витрат, які роботодавець не зобов'язаний відшкодовувати відповідно до Інструкції №59, або витрат, не підтверджених документально, а також невитрачений залишок авансу підлягають поверненню працівником до каси або перерахуванню ним на рахунок підприємства, яке видало аванс (пп. 1.11 розділу І Інструкції №59). Якщо аванс було отримано для відрядження за кордон, то терміни повернення грошових коштів залишаються тими ж, крім того, повернути їх працівник зобов'язаний в тій же валюті, в якій аванс було отримано (пп. 1.15 розділу ІІ Інструкції №59).

Якщо ж працівникові в порушення норм Інструкції №59 не було видано аванс перед відрядженням, або ж йому не вистачило виданого авансу, і він поніс витрати своїми грошима, підприємство зобов'язане йому ці витрати відшкодувати. Зрозуміло, якщо працівник надав і авансовий звіт, і посвідчення про відрядження, і оригінали документів, які підтверджують понесені витрати.

Окрема проблема, пов'язана з видачею авансу працівнику, - це обов'язок його відзвітувати перед роботодавцем за раніше виданими авансами. Для того щоб отримати аванс на відрядження, працівник зобов'язаний до цього відзвітувати про попередньому авансі (якщо він був) і внести невикористаний залишок авансових коштів в касу або на розрахунковий рахунок підприємства. Якщо підприємство порушить цю умову і видасть аванс до того, як працівник відзвітує за попереднім авансом, йому загрожує штраф у розмірі 25% від виданої з порушенням під звіт суми (п. 1 Указу №4361).

1 Указ Президента від 12.06.95 р №436 / 95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обсягу готівки».

Припустимо, розрахунок бухгалтера виявився неточним, і виданого авансу працівнику не вистачило. Таке, наприклад, можливо у випадках продовження відрядження, зміни маршрутів, підвищення цін на квитки, проживання, зміни використовуваних видів транспорту і т. Д. Чи можна перерахувати працівникові додаткову суму авансу на картку? Чи не буде це вважатися порушенням, адже працівник ще не відзвітував за раніше видану за цим відрядженням суму авансу?

Мінфін вважає, що немає, аргументуючи свою точку зору тим, що Інструкція №59 не містить вказівок щодо того, що аванс на дану конкретну відрядження повинен бути виданий однією сумою. Не містить Інструкція №59 також і заборон на додаткове перерахування грошових коштів працівнику для виконання завдання, поставленого перед ним наказом про відрядження. Дуже важливим моментом є те, що доперечісленіе авансу не є порушенням, якщо воно робиться по одній і тій же відрядженні. Аналогічну точку зору висловив і НБУ в листі від 17.12.2007 р №11-113 / 4753-13126.

Приклад Підприємство видало працівникові аванс на відрядження в межах України в сумі 2500,00 грн. З них 300,00 грн - добові за 10 днів, 500 грн - оплата проїзду, 1700,00 грн - плата за житло. Однак працівник був змушений затриматися, і термін відрядження продовжили ще на 2 дні. Підприємство перераховує на особисту банківську картку працівника ще 400 грн (60 грн добових і 340 грн плата за житло). Після повернення з відрядження працівник у встановлені терміни подає авансовий звіт і оригінали документів, які підтверджують понесені витрати (транспортні квитки, рахунок готелю, див. Таблицю).

Таблиця

Відображення в обліку видачі авансу працівнику

1. Видано аванс на відрядження датою наказу 372 301 2500,00 - - 2. Працівникові доперечіслен аванс на особисту картку 372 311 400,00 - - 3. Затверджено авансовий звіт працівника 92 372 2476,67 2476,67 * - 4. Нараховано податковий кредит по ПДВ:
340,00 грн за рахунком готелю і 83,33 грн за транспортними квитками ** 641 / ПДВ 372 423,33 - - * Пп. 5.4.8 Закону України від 28.12.94 р №334 / 94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств».
** Пп. 7.2.6, пп. 7.4.1 Закону України від 03.04.97 р №168 / 97-ВР «Про податок на додану вартість».

Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»

Майбутнє аудиту: проблеми і перспективи
Життя :: Практика
Зважаючи на зростаючу цікавість громадськості до роботи аудиторів в нинішніх економічних умовах, АССА 27 січня 2010 року в Києві ініціювала обговорення на тему «Майбутнє аудиту». Як виявилося, по суті, основними проблемами для бізнесу та аудиторів є ...

Поступка права вимоги «єдиннику»
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
ТОВ на загальній системі хоче поступитися право вимоги боргу в 10 тис. Грн.
Поступається ТОВ на єдиному податку. Варіанта два: поступка за 3 тис. Гривень або
поступка безкоштовно. Який варіант вигідніший з точки зору оподаткування?
Коли виникає д ...

Документи перевірені, але ще потрібні
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
Якщо на підприємстві пройшла планова перевірка ДПІ за 3 роки, то чи може
підприємство здати документи, охоплені перевіркою, в архів? ...