Электронный документооборот

1. Регистрация электронных налоговых накладных в ЕРНН и отправки покупателям
2. Получение электронных налоговых накладных от поставщиков
3. Часто задаваемые вопросы

Обновлено: 09.05.2019

Регистрация электронных налоговых накладных в ЕРНН и отправки покупателям

Главное меню / Учет НДС / Реестр первичных документов

Чтобы импортировать налоговую накладную из бухгалтерской программы, нажмите Файл / Импорт / Импорт отчетов

Для создания налоговой накладной в программе MEDoc нажмите Файл / Создать / Налоговую накладную

Заполненную налоговую накладную выделите и нажмите Последующие действия / Отправить в ДФС

Через некоторое время, нажмите Получить сообщение

Когда придет квитанция, налоговая накладная зарегистрирована в Едином реестре налоговых накладных, выделите нужную налоговую накладную и нажмите Последующие действия / Отправить контрагенту

Наберите пароли электронных подписей. Если контрагент, которому Вы отправляете налоговую накладную отсутствует в адресной книге, программа предложит автоматически добавить контрагента в адресную книгу и справочник контрагентов, в этом случае, нажмите Продолжить:

В результате, должно появиться сообщение об успешном отправления документа:

Если у покупателя нет программы MEDoc, при отправке документа появится ошибка:

В этом случае, покупатель может получить накладную одним из трех способов:

1. Покупатель регистрируется на сервисе medoc online: http://medoc-ua.com.ua . Инструкцию по регистрации в персональном кабинете MEDoc online можно посмотреть на входе в систему. После регистрации покупателя на сервисе medoc online, продавцу нужно отправить налоговую накладную повторно, при этом сертификаты покупателя загрузятся в программу продавца автоматически.
2. Покупатель устанавливает программу MEDoc, настраивает почту, добавляет сертификаты и осуществляет получение почты. Продавец повторно отправляет документ, сертификаты покупателя автоматически загрузятся в программу продавца.
3. Покупатель отправляет в Государственную фискальную службу Запрос на получение сведений из единого реестра налоговых накладных. В ответ придет электронная налоговая накладная, зарегистрировал в едином реестре продавец.

Получение электронных налоговых накладных от поставщиков

Чтобы получать налоговые накладные пользователей программы MEDoc, достаточно открыть Реестр первичных документов, выбрать нужный период и нажать Получить сообщение

Чтобы получить налоговую накладную от продавца, не пользуется программой MEDoc, продавец должен сначала зарегистрировать налоговую накладную, после чего покупатель отправляет в Государственную фискальную службу Украины Запрос на получение сведений из единого реестра налоговых накладных. Инструкцию, как сформировать запрос в программе MEDoc, можно посмотреть по адресу: www.pavlobilan.com/request-erpn

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Поставщики выслали нам письма, в которых сообщают, что пользуются программой MEDoc и просят сообщить, какой программой пользуемся мы и адрес электронной почты, на который будут высылать электронные налоговые накладные. Где можно посмотреть адрес электронной почты?
Ответ: При отправке электронных налоговых накладных по программе MEDoc, электронная почта не используется, документы отправляются напрямую, через сервер документооборота (СДО), который определяет получателя по коду ЕГРПОУ или номера плательщика НДС. В ответ поставщику достаточно написать, что Вы пользуетесь программой MEDoc и для обмена первичными документами эта программа не использует электронную почту.

Вопрос №2: Нам нужно перед регистрацией налоговой накладной сначала отправить ее контрагенту, чтобы он проверил правильность заполнения реквизитов. Каким образом это сделать?
Ответ: Существует два способа. Первый способ - выделить или открыть налоговую накладную, нажать Файл, выбрать Печать в PDF, сохранить файл и выслать личной электронной почте. Второй способ - изменить порядок обмена документами. Для этого нужно зайти в Главное меню, выбрать Первичные документы, открыть Настройка обмена документами и выбрать Согласование с контрагентом-Регистрация-Отправка зарегистрированных контрагенту, далее отправляем накладную контрагенту. Продавец сможет зарегистрировать накладную после согласования покупателем. При использовании второго способа, если покупатель долго не согласовывает документ, чтобы иметь возможность зарегистрировать налоговую накладную, нужно в настройках обмена документами установить Регистрация - отправка зарегистрированных контрагенту.

Вопрос №3: Поставщик утверждает, что отправил налоговую накладную, но мы ее не получили. Каким образом получить эту налоговую накладную?
Ответ: Покупателю нужно сначала очистить фильтр (кнопка с изображением буквы "X" слева реестра первичных документов), проверить, правильно выбранный период в реестре первичных документов программы MEDoc, осуществить получение сообщений. Если налоговой накладной нет, скорее всего, продавец только зарегистрировал ее в ЕРНН. Чтобы получить налоговую накладную, покупатель может отправить запрос в ЕРНН согласно инструкции: www.pavlobilan.com/request-erpn .

Вопрос №4: Нам пришла налоговая накладная от поставщика, после открытия появляется окно с предложением согласовать или отклонить документ. Для чего согласовывать документы и обязательно это делать?
Ответ: Согласовав документ, Вы даете знать продавцу, что документ заполнен правильно, в частности правильно указаны реквизиты покупателя. Если документ заполнен с ошибкой, отклонив документ с указанием причины отклонения, продавец сможет оперативно подать расчет корректировки. Если документ пришел от контрагента без квитанции, это свидетельствует о том, что контрагент ждет, пока погодите документ, только после этого он зарегистрирует налоговую накладную в ЕРНН. Не согласовав незарегистрированное налоговую накладную, у продавца могут возникнуть задержки с регистрацией. Поэтому рекомендуем согласовывать или отклонять все налоговые накладные.

Вопрос №5: Каким образом отправить расчет корректировки (Приложение 2) покупателю, который не пользуется программой MEDoc?
Ответ (Обновлено 05/07/2015) С июля месяца 2015 ДФС Украины реализовала возможность обмена расчетам корректировки через сервер ЕРНН. Таким образом, независимо от того какой программой пользуется покупатель, продавцу достаточно выделить Дод.2 и нажать кнопку Отправить контрагенту.

Вопрос №6: В справочнике "Контрагенты" в некоторых предприятий указано, что Документооборот невозможен. Удастся ли прислать налоговую накладную в таком случае.
Ответ: Столбец "Документооборот" указывает на наличие лицензии к модулю "Электронный документооборот" у контрагента. Отсутствие модуля "ЭДО" у покупателя не влияет на возможность отправки документов продавцом.

Вопрос №7: Покупатель отклонил зарегистрированную налоговую накладную в связи с ошибкой, что нужно делать?
Ответ: Нужно направить в Единый реестр налоговых накладных расчет корректировки (приложение 2)

Вопрос №8: При отправке налоговой накладной контрагенту, программа MEDoc сообщает, что сертификат получателя не найден, хотя этот контрагент тоже использует сертификаты ЦСК "Украина" и программу MEDoc. Почему сертификаты не загружаются в программу и каким образом направить налоговую накладную контрагенту?
Ответ: Скорее всего, в справочнике Контрагенты для данного покупателя внесен неправильный код ЕГРПОУ. Нужно зайти в Главное меню, выбрать Справочники, открыть Контрагенты, выбрать нужную группу и изменить в карточке контрагента код ЕГРПОУ. Если ложный код ЕГРПОУ прописан в налоговой накладной, исправить и отправить ПН контрагенту. Если НН с ошибочным ЕГРПОУ была зарегистрирована в ЕРНН, отправить контрагенту данную ПН квитанции невозможно. В этом случае, контрагент должен сделать запрос из Единого реестра НН. После исправления кода ЕГРПОУ в справочнике, все последующие ПН отправляться успешно.

Вопрос №9: После изменения настроек обмена документами (изменили чтобы сначала отправлять контрагенту, потом в ДФС), мы не можем зарегистрировать налоговую накладную в ДФС, поскольку контрагент не согласовывает НН. Каким образом зарегистрировать налоговую накладную?
Ответ: Скопируйте налоговую накладную и зарегистрировать копию с тем же номером и датой, предыдущий документ удалите.

Вопрос №10: При отправке налоговой накладной контрагенту появляется сообщение: "невозможно определить ЕГРПОУ для контрагента по ИНН", хотя этот контрагент тоже использует сертификаты ЦСК "Украина" и программу MEDoc. Каким образом прислать налоговую накладную контрагенту?
Ответ: Нужно зайти в Главное меню, выбрать Справочники, открыть Контрагенты, выбрать нужную группу и добавить этого контрагента указав его код ЕГРПОУ и номер плательщика НДС, после этого отправить документ контрагенту.

Также рекомендуем ознакомиться с инструкцией по формированию запроса из Единого реестра налоговых накладных: www.pavlobilan.com/request-erpn