«Кадрова азбука»: якщо працівник поміняв П. І. Б.

трудова книжка, трудовий договір, особова картка, 1ДФ, Звіт з ЄСВ

Ми набуваємо права і обов'язки і здійснюємо їх під своїм ім'ям. В силу певних обставин це ім'я може бути змінено. Для цього просто необхідно подати відповідну заяву в орган державної реєстрації актів цивільного стану (далі - РАГС) за місцем проживання.

Про факт державної реєстрації акта цивільного стану РАЦС видасть відповідне свідоцтво.

Врахуйте, зміна прізвища, власного імені та по батькові (далі - П. І. Б.) фізособою не тягне за собою припинення або зміни його цивільних, трудових прав та обов'язків, які були придбані ним під колишнім ім'ям. Це було б занадто просто .

Далі, перш ніж перейти безпосередньо до дій кадрової служби, зупинимося на діях самого працівника.

Працівник і документи

Після видачі фізособі РАГС відповідного свідоцтва, наприклад, що підтверджує факт зміни імені або вступу в шлюб, на першій сторінці його українського паспорта (якщо він не у вигляді пластикової картки) зроблять відмітку про те, що цей паспорт підлягає обміну протягом місяця (див. Розд . ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні від 18.10.2000 р № 52/5).

Процедура обміну проводиться за місцем постійного проживання фізособи через центри надання адміністративних послуг (див. Додаток до розпорядження КМУ від 16.05.2014 р № 523-р).

Новенький паспорт на руках? Пора навідатися до податківців, щоб повідомити їх про зміну імені. Зробити це потрібно протягом місяця з дня отримання паспорта.

З собою слід взяти оригінали паспорта та виданого на старе ім'я ідентифікаційного (реєстраційного) номера облікової картки платника податку (далі - податковий номер).

Якщо ж фізособа отримало паспорт нового зразка (у вигляді картки), то податківцям додатково потрібно буде надати:

- довідку про внесення інформації до Єдиного державного демографічний реєстр або виписку з цього Реєстру;

- довідку про реєстрацію місця проживання, видану органом реєстрації, якщо після формування витягу з Реєстру змінилися дані про місце проживання.

А якщо припустити місячний термін інформування? В цьому випадку п. 119.1 ПКУ загрожує штрафом у розмірі 85 грн. (при повторному пропуску протягом року - 170 грн.). Так що будьте пильні.

Крім паспорта, доведеться також поміняти закордонний паспорт, військовий квиток, посвідчення водія та техпаспорт, кредитні картки, переоформити поточні та депозитні рахунки в банку, якщо, звичайно, вони у вас є ... . Але всім цим фізособа буде займатися самостійно. Ми ж далі поговоримо про те, що робити роботодавцю з таким «мінливим» працівником.

інформуємо роботодавця

Про зміну імені працівник зобов'язаний повідомити свого роботодавця. Процедура внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника, поміняв своє ім'я, як правило, починається з отримання від нього заяви. Приблизний текст такої заяви наведено на рис. 1.

До заяви працівник додає копії документів, що засвідчують зміну П. І. Б. (наприклад, свідоцтва про шлюб або про розірвання шлюбу, свідоцтва про зміну імені, паспорт).

Мал. 1. Фрагмент заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників

Далі працівник відділу кадрів звіряє копії доданих до заяви документів з оригіналами, завіряє їх належним чином і передає весь пакет документів на розгляд керівнику підприємства. Останній, в свою чергу, проставляє на них відповідну резолюцію.

Разом з тим, багато роботодавців не вимагають від працівника заяви, обмежуючись лише отриманням копій документів, що підтверджують зміну П. І. Б. останнім. В такому випадку бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дата їх подачі / отримання, а також підписи працівника, який надав документи про зміну П. І. Б., і працівника кадрової служби, який прийняв їх.

А тепер пробіжимося по кадрових документів.

Наказ (розпорядження)

Наказ (розпорядження) про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, відноситься до наказів по особовому складу. Типової форми такого наказу немає. Тому при його складанні слід керуватися загальними правилами оформлення документів, визначеними ДСТУ 4163-2003 від 07.04.2003 р № 55. Текст наказу може бути таким:

Мал. 2. Фрагмент наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників

Майте на увазі: датою внесення змін до облікових та інші документи підприємства, що містять персональні дані працівника, який поміняв П. І. Б., буде вважатися дата видання наказу (розпорядження) про внесення таких змін.

Врахуйте: з наказом про внесення змін необхідно ознайомити працівника, змінних П. І. Б., під підпис.

Трудовий договір (контракт)

Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змін до трудового договору (контракт), укладений з працівником у письмовій формі, у разі зміни їм імені. На практиці використовуються два способи:

1 спосіб. У тексті трудового договору (контракту) закреслюються попередні дані працівника і вписуються нові з посиланням на документ, що послужив підставою для внесення таких змін. Проставляють дату внесення змін та підпису особи, вносившего зміни, і працівника;

2 спосіб. Оформляють зміни окремим документом у вигляді додатку до трудового договору.

Разом з тим існує думка, що в разі зміни працівником імені зміни до трудового договору вносити не потрібно. Досить додати до неї копії документів, що засвідчують зміну імені.

Трудова книжка

Тут «рулить» Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.93 р № 58 (Пор. 025069200). У разі зміни імені роботодавець за останнім місцем роботи працівника зобов'язаний внести відповідні зміни в його трудову книжку (див. П. 2.13).

Робимо так. На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки попередні дані працівника закреслюють однією рисою і вписують нові дані. На внутрішній стороні обкладинки проставляють посилання на документ, що послужив підставою для внесення змін (паспорт, свідоцтво про шлюб або його розірвання, про зміну імені та ін.), Вказують його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Цю посилання завіряє своїм підписом керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа і проставляє печатку підприємства або печатка відділу кадрів (див. Рис. 3).

Мал. 3. Приклад внесення змін до трудової книжки працівника, який поміняв прізвище

Якщо трудова книжка працівника доповнена вкладишем *, то дані працівника слід змінити не тільки на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, а й на титульному аркуші вкладиша.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів

Чинними нормативними актами не визначено порядок внесення змін до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р № 277). Як бути?

На нашу думку, в аналізованому нами випадку буде достатнім закреслити колишнє прізвище (ім'я, по батькові) працівника і вписати нову. А потім тут же або на поле Книги обліку руху трудових книжок навпаки змінених даних працівника (у разі відсутності вільного місця в графі зі зміненими даними) проставити дату внесення змін, реквізити документа, що став підставою для внесення змін і завізувати цю інформацію підписом особи, відповідальної за ведення Книги.

Особова картка працівника

Зазвичай на практиці зміни, пов'язані зі зміною працівником імені, в текст особистої картки вносять наступним чином: в п. 1 розд. I «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» особової картки працівника однієї рисою закреслюються попередні дані працівника, і поруч (або вище) вписуються нові.

Далі на полі особової картки поруч з внесеними змінами, або нижче в графі «Додаткові відомості» особової картки працівник, який вносив зміни, вказує реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату внесення змін і свій підпис.

Разом з тим, деякі кадровики в разі, якщо працівник поміняв П. І. Б., заповнюють на працівника нову особову картку зі зміненими особистими даними працівника і прикріплюють її до старої картці. При цьому і в старій, і в новій особовій картці роблять запис про те, що особова картка була замінена в зв'язку зі зміною імені.

Важливо! У разі зміни імені військовозобов'язаним працівником або працівником-призовником, особа, відповідальна за ведення персонального обліку призовників та військовозобов'язаних на підприємстві, зобов'язана надіслати до військового комісаріату повідомлення про зміни, що відбулися в облікових даних працівника.

«Трудова» звітність

Форма № 1ДФ. У ній ви відображаєте тільки податковий номер працівника. А він після зміни імені залишається колишнім. Тому роботодавець, подаючи ф. № 1ДФ, окремо не повідомляє фіскальний орган про зміну працівником імені.

Звіт з ЄСВ за ф. № Д4. Пенсійний фонд бере дані про фізособу з останнього поданого звіту за ф. № Д4. Тому ви просто в таблиці 6 ф. № Д4 за місяць, в якому було видано наказ про внесення змін в документи, що містять персональні дані працівників, вказуєте працівника з його новими П. І. Б. - і все !