Службова записка: призначення, форма, функції

1. Тематика службових записок
2. форма
3. текст
4. СЗ і локальний нормативний акт
5. Види і функції СЗ

Службовою запискою (далі по тексту - СЗ) називають вид документа, який являє собою листування, що служить для створення умов постійної комунікації між співробітниками або підрозділами окремої взятої організації. Тут відразу ж важливо відзначити ключовий момент: і співробітники, і підрозділи, залучені в роботу з СЗ, не перебувають у прямому один від одного підпорядкуванні.

Якщо говорити найбільш просто, то СЗ є письмовим повідомленням. Тому, природно, нерідко, на відіслану СЗ, автор отримує відповідь від свого адресата. Тобто, можна говорити про історію СЗ, створених у зв'язку з рішенням конкретного питання.

Тематика службових записок

Службова записка: зразок

СЗ, як і ділові листи, не мають обмеженою тематики. Вона дуже велика, і залежить від діяльності структури або установи. Наприклад, спектр роботи конкретного міністерства дуже широкий, що має відображення в штаті співробітників. СЗ будуть істотно полегшувати рішення тих чи інших питань. СЗ бувають:

• інформаційними;
• запитами;
• нагадуванням;
• пропозицією etc.

За своїм характером СЗ може бути:

1. інформаційної (повідомлення, оголошення, супровід іншого повідомлення, інструкції );
2. ініціативної (сповіщення, запит);
3. звітної.

У СЗ може бути уміщено прохання або пропозицію. Насправді це трапляється часто, оскільки прохання і пропозиція нерідко бувають головною мотивацією створення СЗ.

форма

Якщо поглянути на суть СЗ, то виявиться, що вона до певної міри є аналогом повідомлення мовного. Але родзинка в тому, що СЗ має незаперечні переваги. А тому її популярність дуже висока, особливо, якщо говорити про функції координації, яка допомагає взаємодіяти різним підрозділам конкретного установи. Відзначимо ці переваги:

1. СЗ складають в письмовому вигляді;
2. користуватися СЗ може і одержувач, і автор;
3. СЗ має посилання на номер попередньої записки, що зручно і для автора, і для одержувача, оскільки дозволяє нагадати дату, вказати на персональну відповідальність , Терміни виконання завдань;
4. СЗ можна передавати одночасно декільком адресатам.

Написання СЗ передбачає дотримання конкретної ієрархії, яка властива кожній організації. Розглянемо приклад: співробітник відділу кадрів потребує інформації юрисконсульта. В даному випадку в переписку, здійснювану шляхом СЗ, будуть залучені начальники відділу кадрів та юридичного відділу. Складанням і відстеженням СЗ буде займатися той, кому необхідна конкретна інформація, але підпис на них буде належати керівнику.

У випадку з написанням СЗ генеральному директору, підпис буде належати начальнику того підрозділу, в якому працює ініціатор листування. Існує поняття зв'язку між співробітниками установи на т.зв. горизонтальному рівні. Тобто, автором тексту є, наприклад, керівник одного підрозділу, а адресатом - керівник другого. Такий зв'язок буде забезпечувати СЗ.

Але є ще і поняття доповідної записки, яка відноситься до виду СЗ. Даний документ адресується керівництву, яке стоїть вище автора тексту доповідної СЗ. Такими особами можуть бути керівники або директор. Доповідна записка, як правило, містить виклад конкретного питання, висновки по ньому і пропозиції щодо вирішення завдання. В такому випадку, одержувач, наприклад - директор, повинен поставити на документі свою резолюцію, а також дату і підпис.

текст

Службова записка може бути будь-якої тематики

СЗ - це документ, а тому їй властивий офіційно-діловий стиль. Нерідко бланк СЗ визначено та затверджено інструкцією з діловодства. Тоді він має конкретну форму, повинен мати такі реквізити: найменування організації, вказівку виду документа (в нашому випадку - СЗ), далі йде позначення кому і від кого, після - тема, номер і дата.

Після, коли СЗ вже складена, і на ній стоїть автограф автора, її слід визначити на реєстрацію. Для цієї мети передбачений один реєстр (в який, крім СЗ, входять також доповідні і пояснювальні). Кілька слів про реєстрацію СЗ. Потік подібних документів, що мають порядкові номери, нерідко буває величезним, а тому передбачені додаткові літерні індекси. У нашому випадку - СЗ.

Зупинимося на структурі СЗ. Фактично, серйозних відхилень від того викладу, яке передбачено в діловому листі, немає. Не можна не відзначити, що записки можна складати в довільній формі, але все ж деякі елементи будуть залишатися обов'язковими. СЗ ділимо на три частини:

1. Тут в обов'язковому порядку повинні бути вписані мотиви складання СЗ, також - посилання на події чи факти, інші аргументи, наприклад, рішення. Тобто, в цій частині автор СЗ повинен показати, чому він вирішив скласти даний текст.
2. Ця частина містить прохання, тут наводяться певні висновки, автор пропонує можливі рішення конкретного питання або ситуації.
3. У висновку автор СЗ формулює очікуваний на його думку результат. При цьому, він не зобов'язаний цього робити. Також, в залежності від історії службового листування, автор в конкретній записці може констатувати приватне відхилення від конкретної пропозиції або прохання.

В цілому зміст СЗ має бути дуже лаконічним, де немає місця двозначним пропозицій, якщо, природно, це не зроблено автором навмисне.

СЗ і локальний нормативний акт

Інструкція з діловодства є локальним нормативним актом, який відображає специфіку організації шляхом встановлення порядку складання та оформлення документації, в нашому випадку - СЗ. Справа в тому, що в законодавстві РФ немає конкретних вимог до складання СЗ. А тому їх форма в певних рамках є довільною.

Практика створення установи інтрукціі з діловодства є дуже важливим сегментом в створенні оптимальним умов роботи всього персоналу. Позначення конкретних правил завжди сприяє більш коректному спілкуванню. У локальному нормативному акті, присвяченому діловодства, важливо конкретизувати інформацію і параметри:

• всіх видів записок, які створюються в межах організації або установи, і служать інструментом інформаційного обміну для підрозділів, відомств, а також конкретних посадових осіб і працівників;
• їх складання. Йдеться про суто технічне питання: використовувати для цього паперовий носій або електронну форму;
• структури та змісту тексту. Природно, можуть бути передбачені деякі особливості, що стосуються СЗ пояснювальній, доповідної, пояснювальній або аналітичної;
  реквізитів і їх оформлення;
• порядку реєстрації . Тут також можуть бути нюанси, що стосуються кожного виду СЗ;
  термінів збереження. Визначаються конкретно для кожного виду записок

Види і функції СЗ

Службова записка носить інформаційно-довідковий характер

Внутрішня СЗ має сенс в тих випадках, коли питання не можна вирішити усно, або коли письмове повідомлення буде сприяти мотивації для вирішення завдання. Тому СЗ може бути пояснювальній або доповідної. Але на цьому спектр призначення не вичерпується. Адже дуже частими бувають також аналітичні і пояснювальні СЗ.

Розглянемо особливості аналітичної, доповідної, пояснювальній і пояснювальній СЗ. Всі вони є документами інформаційно-довідкового характеру. Їх призначення - рішення оперативних питань, які виникають в ході управлінської діяльності. Таким чином, СЗ є відображенням здатності установи вирішувати щоденні локальні завдання. СЗ забезпечують:

1. обмін оперативною інформацією між конкретними відомствами або підрозділами однієї структури. Також СЗ забезпечують надходження інформації між головною організацією і її структурами, які функціонують відокремлено;
2. обмін оперативною інформацією між вищим установою або організацією і підвідомчими підприємствами;
3. інформацію бухгалтерської звітності компанії. У такому випадку говорять про пояснювальній записці до бухгалтерської звітності. Даною інформацією можуть користуватися (або вона може бути корисною) всі внутрішні і зовнішні користувачі, серед яких і податкові органи, банки, органи статистики акціонери та ін

Важливо пам'ятати, що СЗ - це документація інформаційно-довідкового характеру, а тому вона має допоміжну функцію, якщо порівнювати з документацією організаційно-розпорядчого призначення. Це стосується усіх видів СЗ. Тому в даній документації не варто шукати:

1. розпоряджень;
2. зобов'язань;
   ініціатив з певних рішень управлінського характеру;
3. допомоги у виборі конкретного способу управлінського впливу.

СЗ - це документ, який приймають до відома, але не більше. Проте, як ми писали вище, співробітник установи має право (і навіть зобов'язаний) пропонувати в тексті СЗ шляхи вирішення завдання, але ці пропозиції можуть залишитися лише прийнятими до відома.

Службова записка є важливим допоміжним інструментом, що дозволяє підтримувати постійний контакт між працівниками масштабних установ і компаній . Успіх бізнес-структури або великого державної установи нерідко залежить від інтенсивності комунікації всередині системи і між підрозділами.

Це завдання виконується за рахунок контакту з допомогою СЗ. Крім суто практичного значення, наявність цього документа в роботі конкретного працівника, буде свідчити про його навичках і високу культуру ділових відносин.

Офісний документообіг - службова записка: що являє собою документ і як оформляється. Про це - у відеоматеріалі: