Списання бухгалтерських документів
Компанія виробляє списання документів, включаючи списання бухгалтерських документів. Будемо корисні, якщо терміни зберігання документів бухгалтерського обліку минули. Всі роботи враховують порядок списання документів, відповідно до чинного законодавства України. Оформляємо акт на списання бухгалтерських документів (акт списання архівних документів). Знаходимося в місті
«... складна справа, - відповів старий (архіваріус Варфоломій Коробейников - ред.), Подумавши. Важко, але можна ... »І. Ільф і Є. Петров« Дванадцять стільців ».
Надаємо наступні послуги:
- - списання документів, строки зберігання яких закінчилися, а також систематизацію та оформлення справ постійного зберігання - архівування документів;
- - здача документів (справ) в архів (при ліквідації підприємства).
У своїй діяльності суворо керуємося нормативними документами, що регламентують діяльність у сфері архівної справи:
1). Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» N 3814-XII від 24 грудня 1 993 року.
2). Правила роботи архівних підрозділів ОРГАНІВ державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ и ОРГАНІЗАЦІЙ. ( Наказ Державного комітету Архівів України від 16 березня 2001 року N 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів ОРГАНІВ державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ и ОРГАНІЗАЦІЙ»).
3). Перелік типових документів, что створюються во время ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІВ державної влади та місцевого самоврядування, других установ, підприємств та ОРГАНІЗАЦІЙ, Із зазначеним строків зберігання документів. ( Наказ Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 ).
Списання бухгалтерських документів
Будь-яке підприємство рано чи пізно стикається з проблемою, коли зберігання бухгалтерських документів через їх великого обсягу і відсутності необхідних площ стає обтяжливим. Виникає необхідність знищення документації. Ось тут-то і постає завдання правильного і, що важливо, - законного списання документів.
Порядок списання документів полягає в наступному:
- проведення експертизи цінності документів;
- складання акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню;
- обов'язкове затвердження даного акту в Державному архіві м.Києва;
- конфіденційне знищення документації.
Зважаючи на відсутність достатньої кількості часу і необхідного досвіду архівна обробка документів своїми силами представляється вкрай скрутній. Виходом було б скористатися послугами архіваріуса (послугами архівіста), який визначить
терміни зберігання документів бухгалтерського обліку
і складе акт на списання документів . В результаті проведеної роботи підприємство отримає можливість фактично знищити документацію шляхом спалювання або, при необхідності, здати документи на пункти вторинної переробки сировини (забезпечуємо організацію і вивіз).
Порядок списання документів
Порядок списання документів підприємства, терміни зберігання яких минули, в обов'язковому порядку включає в себе проведення експертизи цінності інформації, що міститься в документах.
З метою організації проведення експертизи цінності документів у всіх установах створюються ЕК (експертні комісії), які діють відповідно до «Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» (Наказ Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 року № 183 «про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і оммунального підприємства, установи та організації »).
Відповідно до п. 4.4.1. «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Держкомітету архівів України від 16.03.01 № 16 до складу експертної комісії, яка затверджується керівником підприємства, включаються керівники служби діловодства й архівного підрозділу підприємства, фахівці відповідної архівної установи.
За результатами експертизи цінності документів комісія складає акти на списання документів, а також описи справ постійного і тривалого зберігання для передачі в архів.
На більшості підприємств до справ постійного зберігання в основному відносяться накази керівника по особовому складу, особові рахунки або, при їх відсутності, розрахунково-платіжні відомості, а також відомості про персоніфікований облік співробітників. Для підготовки і здачі справ в архів вони підлягають відповідному оформленню. Наші архівісти відберуть справи, що підлягають постійному зберіганню, сформують їх згідно з архівними вимогам, внесуть їх у Опис справ з особового складу з обов'язковою засвідченням їх в Державному архіві.
Експертна комісія проводить експертизу цінності документів і здійснює їх відбір для знищення, про що складається відповідний акт. В акт на списання документів включаються справи, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 2009 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2013 року.
Наші архівісти проведуть ціннісну експертизу бухгалтерських документів Вашого підприємства з посторінковим їх переглядом, складуть акт про виділення справ на знищення і запевнять його в Державному архіві м.Києва. Тільки після цього підприємство має право знищити справи, включені в даний акт.
Експертна комісія підприємства проводить експертизу цінності документів, строки зберігання яких закінчилися, і здійснює їх відбір для внесення до відповідного акту. У загальному вигляді це список різновидів документів, передбачуваних до знищення, із зазначенням їх кількості.
Основним нормативним документом при складанні акта на виділення справ до знищення є «Перелік типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів», затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04. 2012 р N 578/5.
В акті на виділення справ до знищення (списання) вказуються номера статей, на підставі яких визначається термін зберігання документів. Зокрема вказуються і роки, за які відібрані документи.
Не можна занижувати або завищувати кількість документів по позиції, а також опускати деякі позиції, навіть якщо кількість документів в них незначно - при перевірці цей факт легко виявляється. Важливо не допускати знищення документів, термін зберігання яких не закінчився. Якщо кількість документів не буде відповідати реальності, може бути зроблений висновок про незаконне знищення документів, і документи формально будуть знаходитися в організації, а це може обернутися серйозними проблемами при запиті. Нагадаємо, що за незаконне знищення документів передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.
Важливо враховувати, що назва позицій не завжди відповідає назві документів в застосовуваної до них статті Переліку документів. Це пов'язано з тим, що різновидів документів безліч, а Перелік типових документів не може охопити їх усі. До якої саме статті віднести конкретний документ, повинен вирішувати архівіст, який проводить процедуру відбору документів на знищення.
У багатьох організаціях є однотипні види документів - такі як, касові і банківські документи, накази з адміністративно-господарської діяльності, заяви на відпустку і т.д. З цієї причини кількість позицій майже в усіх організаціях не може бути менше пари десятків. Найчастіше позиції обчислюються десятками. Причому, чим більше документів - тим більше позицій. На кількість позицій впливає і склад документів. Загальна кількість позицій може досягати сотні і більше.
Кількість позицій, як правило, показує наскільки ретельно і професійно був проведений відбір документів до знищення.
Акт на списання документів затверджується керівником підприємства. Він в обов'язковому порядку узгоджується з експертною комісією організації.
У висновку акта знищення документації повинна бути запис про затвердження описів справ з особового складу організації за все зазначені в акті роки.
Наші архівісти проведуть ціннісну експертизу документів Вашого підприємства (в т.ч. і в першу чергу документів бухгалтерського обліку ) З посторінковим їх переглядом, відберуть справи, що підлягають постійному зберіганню, сформують їх згідно з архівними вимогам, внесуть їх у Опис справ з особового складу, складуть акт про виділення справ для знищення і запевнять його в Державному архіві м.Києва. Після цього підприємство має законне право знищити справи, включені в акт списання архівних документів.
Відібрані для знищення документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними. Якщо обсяг справ, вилучених для знищення, не великий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відмітка.