Заповнюємо книгу обліку руху трудових книжок
- Ведення книги обліку трудових книжок
- Заповнення книги обліку руху трудових книжок
- Підпис працівника в книзі обліку трудових книжок
Книга обліку руху трудових книжок має бути у кожного роботодавця. У статті ми розглянемо правила, за якими ми заповнюємо книгу обліку руху трудових книжок, а також розповімо, як оформити книгу обліку руху трудових книжок, як вносити записи до книги обліку трудових книжок, а також як оформити запис при направленні трудової книжки працівникові поштою.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- як оформити книгу обліку руху трудових книжок;
- як вносити записи до книги обліку трудових книжок;
- як оформити запис при направленні трудової книжки працівникові поштою.
Ведення книги обліку трудових книжок
Кожен роботодавець з метою обліку трудових книжок, а також бланків трудових книжок зобов'язаний вести:
- прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
- книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Читайте про обліку трудових книжок більше інформації в статті за посиланням.
У цій статті розглянемо порядок ведення книги обліку руху трудових книжок.
Форма книги обліку руху трудових книжок затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69. Ця форма містить 13 граф, які повинен заповнювати працівник, відповідальний за ведення цієї книги.
Виготовити Книгу роботодавець може самостійно. Можливо, наприклад, використовувати зошит і внести в неї всі передбачені 13 граф. Можна роздрукувати книгу на спеціальних аркушах, а потім прошити їх.
Зверніть увагу! Всі листи книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п.41 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду Росії від 16 квітня 2003 № 225).
Інспектори ГИТ при проведенні перевірок дуже часто звертають увагу на порядок оформлення Книги обліку руху трудових книжок і перевіряють наявність сургучною друку або пломби. Пломбу для скріплення Книги можна придбати в канцелярському магазині, це може бути, наприклад, голографічна пломба.
Книгу обліку і руху трудових книжок, як правило, веде співробітник кадрової служби. В даній формі треба зареєструвати всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу. У цій книзі також реєструються трудові книжки, які роботодавець самостійно оформляє при прийомі на роботу співробітника.
Читайте в електронному журналі статтю « Видача трудової книжки працівнику на час ».
Заповнення книги обліку руху трудових книжок
Працівник, відповідальний за ведення Книги обліку руху трудових книжок, після отримання трудової книжки від працівника, повинен внести відповідні записи в Книгу обліку.
Завантажити книгу обліку >>>
Підпис працівника в книзі обліку трудових книжок
При звільненні працівнику видається його трудова книжка. При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник повинен розписатися в Книзі обліку трудових книжок. Саме цей підпис працівника і буде свідчити про те, що трудова книжка була видана на руки співробітникові. Тому при звільненні та видачі трудової книжки не забувайте попросити працівника поставити свій підпис в Книзі обліку трудових книжок. В іншому випадку, роботодавцю довести факт видачі трудової книжки буде вельми проблематично.
Відзначимо, що в тому випадку, якщо трудова книжка видається працівникові на руки на час для оформлення пенсії, запис в Книгу обліку трудових книжок не вноситься.
Читайте в електронному журналі статтю « Опломбіруем кадрові документи ».
Найчастіше питання виникають в тому випадку, коли трудова книжка прямує працівникові поштою. Нагадуємо, що в тому випадку, якщо співробітник в останній день роботи не отримав трудову книжку роботодавець зобов'язаний направити йому повідомлення про необхідність забрати трудову книжку або дати згоду на відправлення її поштою (ч.6 ст.84.1 ТК РФ). Отримавши згоду працівника, роботодавець може направити йому трудову книжку поштою.
Порада. Просіть працівника надати згоду на відправлення трудової книжки поштою в письмовій формі.
Згода працівника, а також поштові квитанції, що підтверджують відправку і одержання листа, зберігайте разом з книгою обліку 75 років ( ст. 695 Переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558).
І якщо трудову книжку направляється співробітнику з його згоди поштою, то в книзі обліку руху трудових книжок треба зробити про це відмітку. Як саме зробити такий запис правила не встановлюють. Рекомендуємо в такій ситуації в графі 13 написати, що трудова книжка відправлена поштою, а в графі 12 вказати дату отримання документа працівником (її впізнають з повідомлення про вручення, коли воно повертається роботодавцю).