Як організувати архівну роботу в компанії з нуля

1. Якими документами регулюється архівна робота в організації
2. Детальніше про архівну справу читайте тут:
3. Інвентаризація документів допоможе виявити
4. Умови зберігання документів
5. Встановлення єдиної, стандартної системи прийому документів з підрозділів організації на зберігання
6. Порядок видачі документів з архіву
7. Порада
8. Відповідальність за порушення, допущені при роботі з архівними документами
9. Відповіді на запитання

Кожна компанія повинна забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі по особовому складу. Але що робити, якщо ви ніколи не вели архівну роботу? В рамках вебінару Кулаева Наталія, заступник керівника практики кадрового адміністрування та трудового права ТОВ «Лофтіс», розповіла про те, на що звернути увагу при створенні архіву, як передати справи зі структурних підрозділів в архів, і як враховувати документи, які надходять в архів. В кінці статті ми публікуємо відповіді на популярні питання з заходу.

Кулаева Наталія,
юрист, заступник керівника практики кадрового адміністрування та трудового права ТОВ «Лофтіс»

Питання, які будуть на вебінарі:

1. На що звернути увагу при створенні архіву
2. Які нюанси в Наказі про створення архіву в організації
3. Яка процедура передачі справ із структурних підрозділів до архіву
4. Як врахувати документи, що надійшли до архіву, і створити номенклатуру справ
5. Як створити правила видачі документів, що зберігаються в архіві

Якими документами регулюється архівна робота в організації

• Закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ;
• Правила, затверджені наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 р №526;
• Перелік, затверджений наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р №558;
• Постанова ФКЦБ Росії від 16.07.2003 № 03-33 / пс «Про затвердження Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств»;
• Закон «Про страхові внески до ПФ Російської Федерації, ФСС Російської Федерації, ФФОМС» від 24.07.2009 № 212-ФЗ;
• ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »(затверджений постановою Держстандарту РФ від 27 лютого 1998 № 28) (втратив чинність з 1 березня 2014 року, застосовується добровільно). ГОСТ Р 7.0.8-2013. Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення "(затв. Наказом Росстандарта від 17.10.2013 N 1185-ст)

З чого почати роботу з архівом

• оцінити організацію архівного зберігання документів до моменту створення спеціального архівного підрозділу;
• встановити єдину, стандартну систему прийому документів з підрозділів організації на зберігання;
• організувати прийом на зберігання не потрібних для оперативної роботи документів, розпихати по горищах, підвалах, комірках, шаф та інших несподіваних місцях;
• провести інвентаризацію всіх документів організації;
• Cоставить номенклатуру справ;
• обмежити доступ до сховища документів організації, налагодити облік прийому і видачі документів;
• розшукати відсутні справи і документи;
• вирішити питання з організацією палітурки справ;
• організувати облік всіх виконуваних архівом робіт.

Справа - ϶ᴛᴏ документ або сукупність документів, ᴏᴛʜᴏςᴙщіхся до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених під одну обкладинку.

Детальніше про архівну справу читайте тут:

Порядок розподілу документів у справи визначається номенклатурою справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.

Інвентаризація документів допоможе виявити

• у кого зберігається даний документ (найменування підрозділу і відповідальний співробітник, його ім'я і посаду);
• скільки документів цього виду створюється на рік (кількість папок, кількість погонних метрів документів);
• спосіб формування справи (за датою, за алфавітом, по темі і т.д.);
• скільки таких документів існує в даний момент і де вони зберігаються;
• чи стосується документ до категорії конфіденційних, і якщо так, то за якими критеріями;
• чи має документ історичну цінність для організації;
• чи стосується документ до категорії найважливіших;
• скільки часу документ повинен зберігатися;
• чи є в організації документи, які існують тільки в електронному вигляді, і в яких інформаційних системах організації вони зберігаються.

До документів з особового складу відносяться:

• накази по особовому складу (прийом, переміщення, переведення, суміщення, звільнення);
• особисті справи;
• особові картки;
• особові рахунки;
• відомості по нарахуванню зарплати;
• табелі обліку робочого часу;
• трудові договори;
• документи про проходження навчання та підтверджують отриману освіту (дипломи, атестати, сертифікати і т. п.);
• документи по атестації і встановлення кваліфікації (атестаційні і кваліфікаційні листи, посвідчення, протоколи засідання атестаційної комісії і т. п.);
• документи, що підтверджують шкідливі умови виробництва;
• списки співробітників, які мають право на пільгову пенсію (документи: клопотання, довідки, анкети);
• форми обліку виданих документів (журнали, книги), записи в яких можуть служити підставою для підтвердження трудового стажу, освіти або пільг.

Терміни зберігання документів

Терміни, протягом яких потрібно зберігати документи з особового складу, вказані в статті 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ і переліку , затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 . Початком терміну зберігання документів вважається 1 січня року, наступного за роком, в якому вони були складені ( абз . 4 п. 1.4 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 ).

Так, накази про прийом на роботу, переведення, звільнення, про відпустку без збереження зарплати і інші накази по особовому складу , А також заяви співробітників, якщо вони зберігаються в їх особистих справах , В загальному випадку потрібно зберігати не менше 75 років, якщо вони створені до 2003 року. Якщо зазначені документи створені після 2003 року, то їх потрібно зберігати не менше 50 років.

трудові договори , особові картки і особисті справи співробітників також потрібно зберігати протягом 75 років, якщо вони створені до 2003 року, або протягом 50 років, якщо вони створені після 2003 року, а особисті справи керівників - постійно. Також постійно належить зберігати штатний розклад .

При цьому будь-які документи з особового складу, які утворилися в період держслужби, що не є державною цивільною службою, потрібно зберігати 75 років незалежно від дати їх створення.

Умови зберігання документів

Для зберігання документів організації потрібно обладнати спеціальні приміщення (сейфи або шафи). Рекомендації до пристрою таких сховищ наведені в правилах , затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 р № 526 .

Комерційним організаціям дотримуватися всіх вимог до обладнання спеціальних приміщень для зберігання документів необов'язково ( п. 1.4 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 р № 526 ).

Якщо організація зберігає документи в електронному вигляді, то необхідно забезпечити такий режим зберігання, який виключає втрату, знищення або спотворення інформації. Крім того, в процесі зберігання таких документів необхідно проводити їх перезапис на нові носії у міру старіння колишніх носіїв. Про це йдеться в пункті 2.32 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 р № 526

Встановлення єдиної, стандартної системи прийому документів з підрозділів організації на зберігання

Вимоги до системи прийому і до документів, призначеним для здачі в архів, такі.

1. Прийом документів здійснюється тільки за актами.
2. Вести облік документів, що надійшли бажано в електронному вигляді.
3. Кожна справа вноситься до акта як самостійна одиниця зберігання.
4. При прийомі справ проводиться експертиза цінності документів.

Порядок видачі документів з архіву

Порядок видачі таких документів у тимчасове користування закріпіть або в Положенні про архів організації, або в Положенні про роботу з персональними даними.

Наприклад, сформулювати такі правила можна так: «Документи з особового складу з архіву можуть видаватися у тимчасове користування тільки працівнику, якого вони стосуються, керівнику структурного підрозділу, де він працює, або керівнику організації за їх письмовими запитами. Решта працівників до документів з особового складу права доступу не мають.

Видача справ з архіву проводиться тільки під розписку працівника, якому видається справа, в журналі або картотеці обліку видавали справ.

Порада

Завжди оформляти видачу архівних справ тільки по книзі видачі справ зі сховища з обов'язковою розписом про одержання кожної справи.

Сторонніх не допускати до архівних справ і ніколи не забувати, що ви несете персональну відповідальність за збереження справ.

Відповідальність за порушення, допущені при роботі з архівними документами

За порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів передбачена адміністративна відповідальність ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Заходи відповідальності - попередження або адміністративний штраф в розмірі:

• від 100 до 300 руб. для громадян;
• від 300 до 500 руб. для посадових осіб (наприклад, керівника організації).

Відповіді на запитання

Що повинно входити до особової справи співробітника?

Особові справи співробітників комерційних і громадських структур можуть вестися за затвердженими локальним актам самої організації. Законом суворо не встановлено перелік документів, які повинні входити в особисті справи співробітників.

Рекомендується включати наступні копії документів: друга сторінка і сторінка реєстрації паспорта або іншого посвідчення особи, дипломів або інших підтверджуючих документів про спеціальну освіту, сертифікату, якщо він передбачений і є в наявності, свідоцтва про державне пенсійне страхування, медичної довідки (при її необхідності), ІПН, посвідчень про присвоєння кваліфікаційної категорії, свідоцтв про проходження курсів підвищення кваліфікації, страхового поліса, свідоцтв про укладення / розірвання шлюбу, про народження дітей. Якщо робота пов'язана з обмеженням до допуску в зв'язку з кримінальним переслідуванням або наявної судимістю, необхідно включати копію відповідної довідки з органів.

У момент закладу до особової справи вкладається фото співробітника розміром 4 × 6 і документи, що підтверджують факт працевлаштування: заяву про прийом на роботу, копію наказу про працевлаштування, екземпляр ТД. Пізніше до особової справи можуть долучатися різні додаткові угоди до ТД, копії наказів про заохочення і стягнення, договір про матеріальну відповідальність та інші документи, що характеризують співробітника за професійними та особистими якостями.

Архів тільки створюється, але старі документи є. Опис потрібно скласти з старих документів або починати з цього моменту?

Першими при складанні здавальної опису необхідно описувати найстаріші документи, систематизуючи їх за роками і за назвами структурних підрозділів. Тому найстаріший документ на підприємстві повинен отримати перший порядковий номер.

Складання опису знадобиться для документів тимчасового і постійного (понад 10 років) термінів зберігання. При складанні опису врахуйте, що документи з особового складу та ряд специфічних документів (судові та слідчі справи, медичні карти, наукові звіти по темах і ін.) Повинні бути включені в окремі описи. Також відповідно до «Основними Правилами роботи архівів організацій», в окремі справи формуються документи з різними термінами зберігання. У будь-якому випадку опис потрібно починати з найстаріших документів.

Що робити, якщо частина особистих справ співробітників згоріла? Зберігалася в окремому приміщенні на складі, який знімала організація. Як оформити таку втрату?

Перш за все, потрібно створити комісію для розслідування причин загибелі документів, визначення точного переліку тих документів, які загинули, пошуку можливостей їх відновлення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники державного пожежного нагляду.

За результатами роботи комісії складається відповідний акт за фактом втрати частини особистих справ співробітників внаслідок пожежі із зазначенням причини загибелі оригіналів документів організації.

Акт складається в довільній формі, але обов'язково повинен містити такі відомості, як склад комісії, з'ясовані причини втрати особистих справ, їх перелік, пояснювальні записки опитаних відповідальних співробітників. Акт підписується всіма членами комісії та завіряється керівником організації.

Складений акт про втрату особистих справ разом з описом потрібно передати в архів. Якщо є можливість, то особисті документи співробітників відновлюються, а в номенклатурі справ в розділі «Примітка» ставиться відмітка про дублікаті.

Яка процедура передачі справ в держархів, куди звертатися і т.д.?

Передачу справ в держархів потрібно проводити щорічно або раз в 3-5 років, в залежності від виду документів (див. П. 9. «Основні Правила роботи архівів організацій»). Якщо у вас недержавна організація, щоб передати справи в держархів, потрібно укласти з ними договір. Державний архів можна знайти в будь-якому муніципальній освіті.

Оформіть історичну довідку на ваш архів. Підготуйте впорядковану опис документів, передача справ буде проводитися поедінічно, в особливо цінних випадках полистно. Причому на кожному примірнику опису повинні проставлятися позначки про прийом документів в держархів.

В цілому процедура передачі документів організації в держархів виглядає так: спочатку експертно-перевірочною комісією держархіву затверджуються опису переданих організацією справ, при цьому один примірник опису залишається в держархіві, потім виконується перевірка стану справ в організації співробітником держархіву, і тільки після цього відбудеться передача справ на підставі складеного і затвердженого опису.

Факт передачі документів оформляється актом прийому-передачі справ на державне зберігання в 2 примірниках, по одному кожній стороні. З документами також віддаються 3 примірника опису, один ви заберете собі.

Врахуйте, що всі роботи з підготовки до передачі документів в держархів буде оплачувати ваша організація.

Чи потрібно створювати наказ про підрозділи для номенклатури справ?

При щорічному складанні номенклатури справ відомості, необхідні для неї, повинні надати всі структурні підрозділи організації, так як вже на основі номенклатури справ структурних підрозділів складають зведену номенклатуру всього підприємства.

Тому доцільно почати її розробку з видання відповідного наказу про підрозділи. У наказі необхідно вказати, в який термін співробітники повинні підготувати і надати інформацію про заводяться в підрозділах справах і видах існуючих документів. Форму номенклатури справ структурного підрозділу ви можете подивитися в додатку 8 до «Основним Правил роботи архівів організацій».

За допомогою створення наказу керівника про підрозділи закріплюється власне сам перелік категорій документів, що використовуються на підприємстві, і обов'язки певних співробітників з ведення затвердженої номенклатури справ.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається також співробітниками цього підрозділу і узгоджується зі службою документаційного забезпечення управління та з відповідальним за архів організації особою.

Чи потрібно створювати експертну комісію перед створенням номенклатури справ?

Питання створення та роботи експертної комісії організації детально висвітлені в «Основних Правилах роботи архівів організацій». На практиці створення експертної комісії відбувається відразу після створення архіву організації. Експертну комісію зазвичай складають з компетентних співробітників, які допомагають встановити терміни зберігання кожного документа, а також визначити, чи потрібно його зберігати взагалі і як довго.

Формування експертної комісії організації проводиться наказом керівництва по основній діяльності. Виданням аналогічного наказу склад комісії може бути при необхідності змінений.

Чи повинен бути в школі архів?

У школі, як в будь-якій установі, що веде особисті справи співробітників і працюють з іншими документами, потрібно створювати архів. Номенклатура справ школи складається за формою, визначеною нормативними актами Державної архівної служби РФ, і затверджується директором школи.

Співробітники школи відповідають за формування справ відповідно до своїх посадових обов'язків. Контроль за правильністю ведення номенклатури покладається зазвичай на секретаря і директора установи.

Чи повинен бути в Будинку культури архів?

Будинок культури має право створювати власний архівний фонд. Його комплектація і зберігання здійснюється згідно з правилами, затвердженими наказами Мінкультури РФ. Справа в тому, що документи постійного терміну зберігання не щороку здаються в муніципальний архів, а приблизно раз в 10-15 років, тому мати своє сховище як мінімум для документів з особового складу необхідно.

Однак є варіант вирішення питання без створення свого архіву - укладання договору з іншим муніципальним закладом про ведення для Будинку культури архіву. Але при цьому бажано одночасно делегувати сторонньому архівісту повноваження на видачу відповідних довідок з архіву.