Як скласти протокол офіційного наради

1. Оформлення протоколу наради
2. Розділи протоколу наради
3. Протокол зустрічі, зборів
4. Зберігання протоколу наради
5. Приклади протоколу наради

Одним з найскладніших етапів в підготовці і організації наради в кожній компанії є оформлення протоколу наради. Даний процес займає чимало часу і вимагає максимально точного фіксування ходу наради. Про те, як правильно оформити протокол наради - читайте в нашій статті.

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• оформлення протоколу наради;
• розділи протоколу наради;
• протокол зустрічі, зборів;
• зберігання протоколу наради;
• приклади протоколу наради.

Оформлення протоколу наради

Багато організацій вважають обов'язковим складанням протоколу в рамках будь-якого засідання або наради. При цьому цей обов'язок лягає на плечі секретаря і вимагає наявності певних умінь. Підготовка протоколу наради повинна початися ще за кілька днів до самої події. Даний документ оформляється на бланку протоколу, стандартному бланку або на звичайному аркуші формату А4. Розглянемо, як слід оформляти протокол наради (зразок по госту).

Зразок протоколу наради

Будь-протокол, незалежно від виду заходу, складається з трьох частин:

• заголовної;
• Основний;
• оформляє.

Розглянемо оформлення кожної частини окремо.

Розділи протоколу наради

Заголовна частина протоколу розташовується у верхньому правому кутку першого аркуша або вгорі Центрованим. список обов'язкових реквізитів , Що входять в заголовну частину, включає: найменування та назва організації, найменування та назва документа, дату складання документа, його реєстраційний номер, місце видання або складання ділової папери.

Дата проведення наради і вважається датою складання протоколу. Вона може бути оформлена двома способами: цифровим (11.04.2017) або буквено-цифровим (11 квітня 2017 г.). У тому випадку, якщо засідання або нарада проводилася протягом декількох днів, необхідно вказати дату протоколу у вигляді періоду (11.04-15.04.2017).

Реєстраційний номер протоколу є порядковий номер засідання або наради в межах одного календарного року. Наприклад, якщо нараду в організації з початку 2017 року є одинадцятим, то реєстраційний номер протоколу 11. Також бувають ситуації, коли реєстраційний номер містить буквене скорочення, яке вказує на орган організації, який проводив захід. Наприклад, реєстраційний номер № 11 ПК, де ПК - профспілковий комітет організації.

Відзначимо, що якщо в нараді або засіданні беруть участь різні організації, то реєстраційний номер складається з двох частин (кожна з яких є порядковим номером наради з початку календарного року в рамках своєї компанії) і пишеться через дріб, наприклад, № 11/32.

Реквізит "Місце оформлення або складання документа" відповідає географічному найменуванню міста, області, де проводилася нарада.

Основна частина документа починається з заголовка. Він містить найменування документа (ПРОТОКОЛ) і включає колегіальні органи. Наприклад, якщо засідання проводилося експертною комісією , То заголовок буде таким: "ПРОТОКОЛ засідання експертної комісії".

Важливо пам'ятати, що слова, такі після найменування документа, повинні відповідати на питання "навіщо?".

Протоколи бувають двох видів: повні і короткі. Цей поділ залежить від повноти висвітлення питань, розглянутих на нараді. При цьому основна частина повного протоколу також ділиться на дві частини: вступну та основну.

Вступна частина містить інформацію про:

• голові (або головуючому) засідання (наради);
• секретарі засідання (наради);
• прізвищах присутніх на засіданні (нараді);
• запрошених осіб (якщо є);
• порядку денному.

В даному випадку голова - глава органу, який проводить нараду; секретар - співробітник, що становить протокол; порядок денний - розглядаються питання.

У тому випадку, якщо на засіданні була присутня велика кількість людей і вказувати прізвища кожного незручно, необхідно вказати їх кількість і посилання на список присутніх.

Кожне питання в порядку денному вказується в місцевому відмінку, нумерується арабськими цифрами і містить прізвище та ініціали доповідача.

Основна частина тексту протоколу оформляється відповідно до послідовності питань в порядку денному. У ній має міститися стільки розділів, скільки питань було в порядку денному.

Кожен розділ нумерується арабськими цифрами і будується за схемою:

1. слухали:

виступили:

Постановили (або Вирішили):

Основний зміст може не записуватися в текст протоколу. Його можна оформити у вигляді окремих матеріалів і прикласти до протоколу. Тоді в тексті протоколу робиться відмітка «Текст виступу (доповіді) додається».

Приклад протоколу наради

1. СЛУХАЛИ: Александрова В.П. - текст доповіді додається.

Якщо додатків до протоколу кілька, посилання на додаток оформляється так:

1. СЛУХАЛИ: Сергєєва Г.Н. - текст доповіді (додаток 2).

Всі питання до доповідача і виступив і відповіді на них записуються в порядку їх надходження. Вони оформляються з нового рядка.

Приклад протоколу наради (короткий)

Протокол зустрічі, зборів

Протокол зустрічі оформляється за аналогією з протоколом засідання на бланку або аркуші А4. Відрізняти даний протокол може велика кількість питань, що відносяться до порядку денному. При цьому кожне питання також має протоколюватися і містити прізвище та ініціали співробітника, який озвучив його.

Також слід протоколювати і висловлювання думок, що виникають в ході обговорення будь-якого питання.

Не варто забувати, що протокол зустрічі також повинен містити оформляють частина, що включає підписи голови та секретаря з їх прізвищами та ініціалами.

На замітку! Раніше в цьому матеріалі ми вже розповідали про те, що протокол наради відноситься до реєстрації актів, тому що фіксує прийняті в ході наради рішення. Однак протокол зустрічі або зборів може і зовсім не мати за підсумками яких-небудь рішень. Такий протокол можна віднести до інформаційних документів.

Зберігання протоколу наради

Протоколи нарад в доу організації служать для фіксування рішень, прийнятих в ході наради, а також для підтвердження їх законності. В такому випадку протоколи необхідно сприймати як розпорядчих документів , Що підлягають постійному зберіганню. Якщо організація не є джерелом комплектування державних і муніципальних архівів, то тоді постійний термін зберігання означає необхідність збереження документів до моменту ліквідації компанії.

При організації зберігання протоколів рекомендуємо щорічно формувати справа, що складається з протоколів нарад і засідань за минулий рік. При цьому кожна справа має містити внутрішній опис. Якщо в ході нарад проводилися голосування серед присутніх, то конверти з бюлетенями голосувань також повинні бути прикріплені до протоколу і відображені у внутрішній опису справи. На ділі слід зробити відмітку про постійне терміні зберігання.

Приклади протоколу наради

Форма протоколу наради

Форма протоколу наради зразок (для структурних підрозділів)

Протокол приклад оформлення

Протокол робочої наради зразок

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Як правильно оформити рішення за підсумками наради
2. Чи потрібно складати протокол при кожній зміні номенклатури справ?
3. Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи