Акт про виділення документів до знищення: констатуємо і обгрунтовуємо
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Складання акта про виділення документів до знищення
- Форма акта про виділення документів до знищення
- Термін зберігання закінчився
- Зберігання ділових паперів, відібрані для утилізації
- Які реквізити включає формуляр акта
- ПРИКЛАД
Знищення документів в організації - необхідна процедура, яку потрібно проводити регулярно. Як підготувати акт про виділення документів до знищення, розповімо в статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Правила знищення документів
Правила знищення ділових паперів з простроченим терміном зберігання для всіх організацій однакові. Зазвичай це логічне завершення експертизи цінності (ЕЦ) паперів . Наймасовіша група документів, які знищують, - справи тимчасового зберігання з термінами зберігання до десяти років. 
Виділяє ділові папери для утилізації експертна комісія (ЕК) організації. Це колегіальний дорадчий орган при керівникові організації, який приймає рішення про архівному збереженні ділових паперів або їх утилізації. ЕК створюється наказом керівника організації. ЕК складається з посадових осіб, які можуть дати професійну оцінку паперів різних систем документації. Грамотно оцінити ділові папери з особового складу може тільки начальник відділу кадрів, ділові папери бухгалтерського і податкового обліку - головний бухгалтер і т. Д.
Експертиза цінності ділових паперів, що проводиться в діловодстві по завершенні календарного року, полягає в поділі справ, які перебувають на зберіганні в структурних підрозділах організації, на три групи:
що підлягають передачі в архів організації (Ділові папери постійного терміну зберігання, папери з терміном зберігання понад 10 років і паперу по особовому складу).
підлягають виділенню до утилізації в зв'язку із закінченням строків їх зберігання.
Папери, терміни зберігання яких не закінчилися, в зв'язку з чим вони повинні знаходитися на зберіганні.
На першу групу ділових паперів складаються описи, за якими вони передаються в архів організації. На другу групу - акти про виділення до утилізації, що не підлягають зберіганню. Третя група ділових паперів продовжує зберігатися в структурних підрозділах до закінчення термінів їх зберігання .
Оцінюють ділову папір, щоб визначити: чи має вона після закінчення терміну зберігання практичну, наукову, історичну або будь-яку іншу цінність. Якщо папір цінна, то ЕК вирішує продовжити термін її зберігання. Якщо немає - вона знищується. До того як термін зберігання закінчиться, питання про оцінку ділової папери не піднімається і вона зберігається, навіть якщо ЕК в повному складі вважає його непотрібним.
Складання акта про виділення документів до знищення
Знищення ділових паперів оформляють актом, в якому фіксують факт утилізації і призводять підставу для даної процедури - посилання на джерело терміну зберігання. Це можуть бути переліки паперів, інші нормативні правові акти, протокол ЕК.
Пропозиції до акту (свої проекти) про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, складають структурні підрозділи організації. На основі пропозицій структурних підрозділів служба діловодства або секретар складає акт про виділення до знищення ділових паперів, що не підлягають зберіганню. Зведений акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, повинен бути затверджений керівником організації , Після чого справи можуть бути знищені.
На ділові папери з термінами зберігання, що, відібрані для утилізації, в структурних підрозділах складаються акти, які потім зводяться службою діловодства в один акт за встановленою формою (див. Нижче). У ньому виділяються розділи, відповідні структурним підрозділам, назва кожного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу.
В кінці складається підсумковий запис, в якій вказується загальна кількість справ, виділених для утилізації, і запис, що підтверджує фактичну передачу ділових паперів в пункт прийому вторсировини на переробку.
Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому він складений.
Форма акта про виділення документів до знищення
Форма акту приведена в додатку 21 до Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526 ).
Знищити ділові папери потрібно способом, який виключає можливість відновити інформацію. Тому не можна пускати ділові папери на чернетки або розривати. Знищити паперу організація може сама, якщо у неї, наприклад, є промисловий шредер - звичайні «кабінетні» шредери для масштабної утилізації ділових паперів не підходять. Також можна скористатися послугами спеціалізованої компанії.
Графи 1, 2, 3, 6 і 7 є обов'язковими, а графи 4 і 5 заповнюються в тому випадку, якщо виділення ділових паперів для утилізації проводиться в архіві організації (маються на увазі документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання і ділові папери по особовому складу , Виділення для утилізації яких проводиться після закінчення термінів їх зберігання вже в архіві).
Довідка
Термін зберігання закінчився
Справи відбираються до знищення і включаються в акт, якщо встановлений для них термін зберігання закінчився до 1 січня року, в якому він складається.
На ділові папери з відміткою «ЕПК» може складатися окремий акт про виділення ділових паперів для утилізації.
У ньому вказуються:
дата і місце його складання, найменування переліку, відповідно до якого проводилася експертиза цінності документів, роки, за які виділяються до знищення документи, заголовки справ, кількість справ (одиниць зберігання), терміни зберігання і номери статей за переліком.
Якщо до знищення виділяються ділові папери, що мають однакові заголовки (справи, що складаються з декількох томів, або справи за кілька років), в акт вноситься груповий заголовок документів справи, а кількість справ (одиниць зберігання) вказується в графі 6, наприклад:
Довідка
Зберігання ділових паперів, відібрані для утилізації
Ділові папери, відібрані для утилізації, повинні зберігатися окремо від документів, що підлягають передачі в архів організації та бути систематизовані по групах відповідно до того, як вони включені в акт про виділення до знищення.
Якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, відібрані для утилізації справи фізично не знищуються до затвердження описів справ постійного зберігання та погодження описів справ з особового складу експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної органу та затвердження описів справ керівником організації.
Акти узгоджуються з експертною комісією організації і затверджуються керівником організації. Якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, в ньому вказується, що описи справ постійного зберігання за ті ж роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК архівної установи, при цьому робиться посилання на дату і номер протоколу ЕПК.
Організації - джерела комплектування державного або муніципального архіву, як правило, представляють акти про виділення до знищення документів з позначкою «ЕПК» на розгляд ЕПК архівної органу в двох примірниках разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу.
Знищення справ з термінами зберігання, що, включених в акт, проводиться тільки після затвердження керівником організації описів справ постійного зберігання та з особового складу за відповідний період. Накладна (або інший документ), видана пунктом прийому вторсировини і підтверджує прийом ділових паперів для утилізації, зберігається в організації разом з актом.
Читайте також:
Які реквізити включає формуляр акта
Акти складають на бланках , Які включають реквізити бланка конкретного виду документа відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003.
формуляр включає реквізити :
- найменування організації,
- назва структурного підрозділу - акт,
- дата - дата актіруемого події,
- реєстраційний номер,
- місце складання документа,
- гриф обмеження доступу до - при необхідності,
- заголовок до тексту,
- текст,
- відмітка про контроль - при необхідності,
- відомості про кількість складених примірників паперу,
- підписи,
- візи ознайомлення,
- відмітка про отримання примірника зацікавленим посадовою особою, відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Тема граматично узгоджується зі словом «акт» з приводом «о» / «про» чи без прийменника:
- (акт) про виділення документів до знищення;
Датою акта є дата його складання.
Текст складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині вказують: найменування документа, відповідно до якого була утворена комісія, його номер і дату; або найменування, дату і номер документа, на підставі якого проводиться ревізія, перевірка; або подія, факт, що послужили підставою для його складання.
Далі у вступній частині перераховують склад комісії: голова - посада, прізвище, ініціали, члени комісії - посади, прізвища, ініціали.
ПРИКЛАД
Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку або по старшинству посад, нумерують арабськими цифрами з крапками і друкують через полуторний інтервал. У вступній частині вказують також осіб, які не є членами даної комісії, але присутні при перевірці.
Індивідуальними особливостями є: запис «Підстава», де вказують причини, за якими складено документ, запис про кількість створених примірників і місцезнаходження кожного примірника, підписи не тільки голови, а й усіх членів комісії
У констатуючій частині тексту викладають цілі, завдання, сутність та характер проведеної комісією роботи; фіксують встановлені факти, роблять висновки про отримані результати і при необхідності дають пропозиції, як усунути недоліки.
Текст прийнято викладати від третьої особи однини - «комісія встановила».
Акт складається в тій кількості примірників, що визначається потребою зацікавлених осіб. Відомості про кількість примірників і їх місцезнаходження поміщають в кінці тексту перед підписами або перед відміткою про наявність додатка, якщо додаються інші документи.
Акт підписують особи, які брали участь у його складанні, при цьому вказуються не їх посади, а обов'язки: голова, члени комісії. Акт вважається прийнятим і вступає в дію після того, як його підписали всі члени комісії. Особа, яка не згідне з вмістом, зобов'язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії оформляють на окремому аркуші. Реєстраційні форми розробляють на розсуд самої організації.
Читайте також: