Комерційна пропозиція. Як скласти комерційну пропозицію для будівельної або транспортної компанії. Приклади заповнення та бланк

1. Загальні відомості
2. рекомендації
3. план
4. визначення мети
5. Збір потрібної інформації
6. Варіанти вирішення проблеми
7. Визначення цінових рамок
8. Грамотне комерційна пропозиція. шаблон структури
9. "Шапка" документа
10. Реєстраційний номер і дата
11. Пункт призначення
12. поводження
13. Необхідність вираження шанобливого ставлення
14. Привід для діалогу
15. Відомості про становище
16. формування додатки
17. питання інвестування
18. Термін дії
19. Зворотній зв'язок
20. Необхідність зазначення дати
21. Необхідність особистого підпису
22. Необхідність нумерації сторінок
23. Вимоги до оформлення
24. додаткова інформація
25. Найбільш грубі і поширені помилки
26. Просте комерційну пропозицію. зразок

Комерційна пропозиція є найбільш часто використовуваним інструментом в роботі. Воно застосовується при співробітництві як з майбутніми, так і з нинішніми партнерами. Існують різні типи комерційних пропозицій.

Відповідно до діяльністю підприємства вибирається той чи інший обсяг інформації до розгляду потенційними клієнтами, стиль і структура формування документа. Далі буде представлено кілька порад, як скласти правильне комерційну пропозицію. У статті будуть розглянуті і основні помилки, які допускають співробітники при формуванні структури документа і наповненні його інформацією.

Загальні відомості

Вивчаючи питання про те, як написати комерційну пропозицію, зразок якого наведено нижче, слід ознайомитися з мінімальними вимогами щодо оформлення. В першу чергу, документ повинен бути зручним для читання. Комерційна пропозиція про співпрацю за розміром, як правило, не перевищує однієї сторінки формату А4. З цієї причини головний упор в роботі робиться на зміст.

рекомендації

Як скласти комерційну пропозицію? Зразок заповнення тієї чи іншої паперу, звичайно, може досить наочно показати структуру грамотно сформованого документа. Однак не завжди слід застосовувати стандарти. Свої особливості має кожне комерційну пропозицію.

Далі представлено кілька порад і рекомендацій, при дотриманні яких можна грамотно оформити цей документ. Для того щоб правильно сформулювати будь-яке комерційне пропозицію (на поставку товару, перевезення, виконання будь-яких операцій та інше), потрібно взяти до уваги наступні моменти:

• Даний документ буде вивчатися під час відсутності упорядника. Відповідно, пояснення деяких пунктів і коментування незрозумілих моментів не представляється можливим. Головною складовою успіху комерційної пропозиції є ясність його викладу. Документ повинен бути складений гранично чітко, щоб виключити можливість виникнення непорозумінь і двозначності. Хорошим рішенням буде попросити про його прочитанні стороннього незацікавленого людини і з'ясувати незрозумілі йому моменти.

• Правильно складений документ повинен пропонувати шляхи вирішення проблеми. Так, комерційна пропозиція на поставку товару не повинно рекламувати продукцію. У ньому необхідно надати дієві способи збільшення доходів і зниження витрат. Потрібно розкрити тему залучення більшого числа клієнтів і якісного задоволення їхніх потреб. Також слід подбати про ефективність праці співробітників або зменшенні персоналу. Ефективно тільки те комерційну пропозицію, яке орієнтоване на рішення клієнтських проблем.

• При складанні подібного документа не можна допускати граматичних помилок. В даний час існує безліч сервісів, які автоматично здійснюють перевірку орфографії. Відповідно, неграмотно складений комерційна пропозиція, яку містить безліч помилок, свідчить тільки про одне. Така компанія допускає недбалість по відношенню до роботи і співпраці зі своїми партнерами. Навряд чи це та думка, яку варто донести до потенційних клієнтів. Перш за все, слід самостійно перечитати текст кілька разів і після цього віддати його на перевірку іншій людині.

• Оформлення документа грає велику роль для сприйняття. Оповідання має бути не хаотичним, а структурованим. Слід виділяти заголовки. Взаємопов'язані смислові елементи потрібно згрупувати в окремі абзаци. Кожен елемент тексту повинен бути візуально пов'язаний з іншими.

• Не варто перетворювати свою комерційну пропозицію в розсилку спаму. Кращим варіантом буде попередньо уточнити у потенційних партнерів, чи хочуть вони займатися його розглядом. Наприклад, якщо компанія зацікавлена ​​в покупці подібних товарів або послуг, вона буде прагнути здобувати їх з кращих джерел. Попередній дзвінок також може сприятливо вплинути на ситуацію. Він є чудовим приводом для того, щоб зв'язатися з потенційними клієнтами ще раз. У разі взаємної зацікавленості слід домовитися про зустріч для ведення переговорів.

план

Говорячи про те, як скласти комерційну пропозицію, слід особливу увагу приділити структурі. Для полегшення завдання слід скористатися певним планом. Залежно від виду діяльності підприємства ті чи інші пункти можна відкоригувати. Наймісткішим по наданої інформації можна вважати техніко-комерційну пропозицію.

визначення мети

Після того як комерційна пропозиція буде складено, необхідно домогтися його максимального поширення серед потенційних клієнтів. Іноді подібні документи використовуються для надання відповідної інформації після завершення особистої зустрічі або телефонної розмови. Можна дотримуватися двох стратегій.

Перша: внесення в документ всіх відомостей про товари, послуги, сподіваючись на те, що хоча б деякі з них зацікавлять потенційних клієнтів. Друга: точно встановити потреби партнерів і максимально задовольнити їх. На підставі вищевикладеного слід визначитися з метою складання комерційної пропозиції.

Збір потрібної інформації

Після визначення мети слід приступити до підготовки необхідних відомостей, які увійдуть в зміст документа. Формулюючи комерційну пропозицію на будівельні роботи, не варто намагатися внести в нього всю зібрану інформацію. Слід орієнтуватися на невеликий обсяг актуальних відомостей. Величезна кількість непотрібної інформації не принесе ніякої користі. Вона буде відволікати потенційних клієнтів від головного. В даному випадку основним завданням є донесення інформації про надані товари і послуги. Дотримання цього правила стане ще одним кроком на шляху до досягнення мети.

Варіанти вирішення проблеми

Важливо чітко визначити ті питання, відповіді на які бажає отримати потенційний клієнт. Формулюючи комерційну пропозицію на надання послуг, слід описати рішення проблем, в яких партнерам допоможе та чи інша діяльність. Виконання цього пункту є обов'язковим для успішного досягнення мети. Комерційна пропозиція на надання послуг, які не можуть бути використані для вирішення будь-яких було проблем, буде просто викинутим.

Визначення цінових рамок

Будь-який виробник знає реальну вартість своїх товарів і послуг. На даному етапі слід згадати про мету всього підприємства. Доведеться вирішити ряд питань, що виникають. Метою є здійснення співробітництва з новою клієнтурою?

Продаж додаткових послуг колишнім партнерам? Яке співвідношення кількості клієнтів і прибутку найбільш вигідно? Сукупність усіх цих чинників визначає цінову категорію, яку слід вказати, формулюючи комерційну пропозицію. Бланк документа передбачає особливий стиль викладу. Як правило, застосовуються ті ж правила, що і при діловому листуванні.

Грамотне комерційна пропозиція. шаблон структури

Далі представлені рекомендації, які допоможуть зробити на клієнта найкращі враження. Для цього буде потрібно дотримання певних правил оформлення. Для деяких організацій достатньо один раз скласти комерційну пропозицію. Приклад потім коригується залежно від змін на підприємстві.

"Шапка" документа

Фірмовий бланк компанії якнайкраще підійде для надрукування комерційної пропозиції. Документ обов'язково повинен містити відповідну "шапку". Адреса, контактні телефони та власний логотип компанії повинні бути розташовані в верхній частині листа. Ідеальний варіант виходить в тому випадку, якщо дана структура буде повнокольоровий.

Щоб це здійснити, можна скористатися замовленими друкарськими бланками або кольоровим лазерним принтером. При відсутності таких можливостей буде достатньо чорно-білого варіанту. До того ж найчастіше подібні ділові документи відправляються за допомогою електронної пошти або факсу. Слід пам'ятати про те, що така "шапка" повинна знаходитися на кожній сторінці комерційної пропозиції, а не тільки на першій.

Реєстраційний номер і дата

У деяких організаціях облік всієї вхідної та вихідної документації обов'язковий. Відповідно, в цю категорію включаються і комерційні пропозиції. Тому необхідно простежити за вказівкою реєстраційного номера і дати.

Дві ці рядки розміщуються на першій сторінці, як правило - зліва зверху. Перша призначена для реєстрації комерційної пропозиції діловодом компанії, друга - для проведення аналогічної процедури в клієнтської організації.

Пункт призначення

Ця графа призначена для зазначення найменування компанії, її повної поштової та електронної адреси, факсів та телефонів. Дана інформація розміщується у верхньому правому куті першої сторінки. Всі контактні дані слід вказувати в повній формі. Це значно полегшує подальшу роботу з комерційною пропозицією.

поводження

В даному пункті слід вказати, кому саме прямує комерційну пропозицію. Мається на увазі ПІБ і посада отримувача. Їх потрібно вказати повністю. У ряді випадків адресатом є не який-небудь конкретна людина, а керівництво або начальник якогось відділу. Однак звернення повинно містити в собі будь-яке комерційне пропозицію. Приклад "шановні панове" підійде в даному випадку краще всього.

Необхідність вираження шанобливого ставлення

Невеликий словесний реверанс повинен розташовуватися відразу після звернення. Виконання цього пункту має обов'язковий характер. Потрібно простежити за тим, щоб ввічливі фрази не повторювалися в кожному новому листі, якщо ділове листування затягнеться.

Привід для діалогу

У першому рядку звернення необхідно коротко викласти, в зв'язку з чим було складено комерційну пропозицію. Наприклад, якщо відбулася зустріч з партнерами, на якій вони зацікавилися відповідним документом, потрібно так і вказати. Це повинно бути зроблено таким чином, щоб потенційний клієнт відразу зрозумів, про що йде мова.

Відомості про становище

У цьому пункті слід коротко розкрити суть основних проблем потенційного партнера, які комерційну пропозицію зможе вирішити. Це дозволить клієнтові визначити, наскільки точною і достовірною інформацією він забезпечив укладача документа. Також це дозволить повною мірою встановити, чи правильно були зрозумілі надані відомості. Після прочитання цієї частини комерційної пропозиції потенційний клієнт повинен доповнити умови про рішення майбутніх завдань.

формування додатки

У ньому повинні бути розгорнуто вказані всі розрахунки і технічні подробиці комерційної пропозиції. Ця інформація повинна міститися в додатках, які необхідно пронумерувати. У верхньому правому куті документа слід вказувати посилання на них.

Додатки потрібно розміщувати після пропозиції. Їх кількість не обмежена. Проте, це не означає, що в цьому питанні слід нехтувати помірністю. Перш за все, потрібно ретельно упевнитися, що пропонована в додатках інформація про товари і послуги буде зрозуміла і цікава потенційним клієнтам.

питання інвестування

Цінові аспекти припускають опис переваг і вигод, якими зможе скористатися потенційний клієнт після згоди на комерційну пропозицію. Якщо передбачуваних шляхів вирішення проблем партнерів кілька, то слід коротко пояснити різницю в їх вартості.

Термін дії

Потенційні клієнти повинні повною мірою усвідомлювати, що представлене комерційне пропозиція не безстрокове. Безліч особливостей, таких як ціна, терміни і умови поставок, можуть змінитися в залежності від ситуації. Слід точно визначити період, протягом якого може бути гарантована незмінність заявлених критеріїв. Крім того, повинні бути коротко викладені всі переваги співпраці саме з цією компанією. Буде досить невеликого абзацу з декількох фраз.

Зворотній зв'язок

В даному пункті слід позначити точну дату подальшого спілкування. Також необхідно вказати вид зв'язку. Наприклад, розмова по телефону або листування по електронній пошті. Краще за все не залишати це питання без належної уваги і зайнятися їм самостійного, так як слід нагадувати про себе самому. Не варто занадто сильно сподіватися на наступний контакт з ініціативи потенційних клієнтів.

Необхідність зазначення дати

Слід здійснювати дану процедуру при складанні кожного комерційної пропозиції. Це значно посприяє зменшенню виникнення різних непорозумінь. Наприклад, потенційний клієнт легко може заплутатися в документах при неодноразовому наданні додаткових відомостей і поправок. В цьому випадку дуже складно встановити, що саме актуально.

Необхідність особистого підпису

В кінці комерційної пропозиції слід додати кілька словесних реверансів. Потім необхідно вказати свої ПІБ та посаду. Далі потрібно поставити особистий підпис. Вона є невід'ємним атрибутом подібного роду документації.

Необхідність нумерації сторінок

Найчастіше комерційну пропозицію не вміщується повністю на одному аркуші. Сторінки подібного документа обов'язково повинні бути пронумеровані. Не менш важливо вказати їх загальне число. В даному випадку це значно скоротить ризик того, що потенційний покупець не ознайомиться з комерційною пропозицією до кінця через втрату частини сторінок.

Вимоги до оформлення

Кожен абзац документа необхідно починати з використанням нового рядка. Припустимо збільшення інтервалу між ними. За допомогою вирівнювання "по ширині" можна домогтися найбільш привабливого вигляду тексту. Вкрай не рекомендується використання складного форматування і нестандартних шрифтів.

При оформленні подібного документа потрібно дотримуватися помірності. Також не слід використовувати занадто дрібні шрифти, варто застосовувати найбільш звичні. Краще не зловживати такими елементами виділення тексту, як жирність і курсив. Вони підійдуть для акцентування найбільш важливих моментів. При цьому їх кількість повинна залишатися мінімальним.

додаткова інформація

Безпосередньо комерційну пропозицію не повинно займати більше двох сторінок. Слід простежити за тим, щоб текст рівномірно розподілявся на обох листах. Не варто допускати таку ситуацію, коли одна сторінка заповнена повністю, в той час як друга менш, ніж на чверть. Корпоративний стиль є найкращим варіантом для складання комерційної пропозиції.

Також вигідним обставиною буде його перегук з відповідним оформленням сайту, рекламних проспектів і тематичних буклетів. В даний час все частіше застосовуються нові стандарти колірних відбитків. Можна скористатися цією ситуацією. Виконання комерційної пропозиції "в кольорі" - досить креативна ідея. Слід уважно простежити за тим, щоб документація була акуратно зшита. Це правило потрібно дотримуватися при будь-якому способі відправки даних потенційному клієнту: особисто, поштою або за допомогою кур'єра.

Найбільш грубі і поширені помилки

1. Напрямок документації не конкретній особі, а декільком

Найчастіше даний метод здатний викликати тільки мляву реакцію. Не варто писати комерційну пропозицію для цілої групи людей. Це негативно позначиться на встановленні міцного зв'язку з потенційним клієнтом. В даному випадку комерційну пропозицію виступає як найбільш особиста рекламна форма. Слід підійти до його написання, сконцентрувавшись тільки на одному потенційного клієнта.

2. Завчасна впевненість в тому, що текст обсягом більше однієї сторінки ніхто не буде читати

Існує думка про те, що всі довгі листи вже за визначенням нудні. Такими, однак, можуть вважатися навіть короткі рекламні послання, розмір яких встановлений професійними маркетологами. У сучасному житті можна знайти безліч прикладів, коли довгий фільм отримав загальне схвалення критиків і глядачів, а короткий був засуджений і забутий.

Це свідчіть про ті, что в даного випадка розмір НЕ має значення. Люди не проти того, щоб знайомитися з довгими текстами, смороду просто не хотят читати нудні. Слід подбаті про ті, щоб інформація, что містіться в комерційній Пропозиції, булу цікава потенційнім Клієнтам компании. Тільки в цьому випадку воно отримає позитивний відгук, незалежно від обсягу.

3. Недотримання граматичних норм

При роботі над комерційною пропозицією необхідно вибудовувати його так, як ніби ведеться легкий і невимушений діалог з читачем. Всі встановлені орфографічні і граматичні норми варто дотримуватися. У той же час текст повинен відповідати простому спілкуванню продавця з покупцем. Не потрібно перевантажувати комерційну пропозицію необмеженою кількістю складних мовних зворотів. слід зберегти діловий стиль викладу, при цьому зробивши текст максимально легким для сприйняття потенційного клієнта.

Просте комерційну пропозицію. зразок

Шановні панове,

ТОВ "Експедиційна компанія" досить давно і тісно співпрацює з різними зарубіжними та вітчизняними виробничими і торговими організаціями, діяльність яких пов'язана з прийомом і відправкою вантажів і устаткування автотранспортом, в ж / д вагонах, контейнерах.

Наша компанія здійснює термінальну обробку, відповідальне зберігання, відправку і митне очищення предметів, що перевозяться відповідно до заявок клієнтів. Ми працюємо як на території Росії, так і в зарубіжних країнах. Всі наші послуги мають відповідні ліцензії. Преимущества роботи з нами:

1. Ваша заявка приймається в зручному для вас форматі.
2. Наші співробітники проконсультують вас з усіх питань.
3. Наша компанія організовує доставку вашого вантажу до місця навантаження.
4. ТОВ "Експедиційна компанія" відрізняється гнучкою ціновою політикою і грамотним менеджментом.

Ми Надаємо следующие види послуг:

1. Ж / д перевезення вантажів по Росії і країнам зарубіжжя (ближнього і далекого). Ми також здійснюємо розробку та затвердження ескізів навантаження і схем кріплення.
2. Автомобільні перевезення по всій території Росії на власному транспорті.
3. Складування і термінальна обробка вантажу.
4. Комп'ютерне відстеження транспортування.
5. Доставка вантажу "від дверей до дверей".

Всі питання, що цікавлять ви можете поставити за телефоном ___________.

З повагою, менеджер ТОВ "Експедиційна компанія" ___________.

Таким чином може виглядати комерційну пропозицію транспортної компанії.

Завантажити бланк комерційної пропозиції 1

Завантажити бланк комерційної пропозиції 2

Завантажити бланк комерційної пропозиції 3