Купівля та експлуатація лазерного принтера

1. Правила вибору та експлуатації лазерних принтерів В даний час можна знайти велику кількість статей,...
2. Загальне планування витрат на друк документів
4. Планування показників друку заздалегідь
5. А чи є необхідність в додаткових опціях?
6. Правила вибору картриджа для лазерного принтера

Правила вибору та експлуатації лазерних принтерів

В даний час можна знайти велику кількість статей, які описують правила використання офісної техніки. Для домашнього застосування вони не мають будь-якого практичного застосування, так як обсяг друкованої продукції мізерно малий, проте в офісах різного розміру вони допоможуть зберегти чимало коштів підприємства.

В даній статті наведено ряд правил і порад, які допоможуть Вам уникнути безлічі проблем. Так, наприклад, необхідно заздалегідь вибирати правильну модель пристрою і набір картриджів, які й забезпечать вигідну і безперебійну роботу всього офісу. Дані правила можливо оформити у вигляді пам'ятки, яка буде надзвичайно корисна абсолютно всім відділам і співробітникам.

Правила вибору якісного принтера

Отже, для початку Вам необхідно визначитися з технічними характеристиками майбутнього устрою. Для цього Ви повинні розуміти особливості роботи певного відділу або підприємства в цілому, а також обсяги створення друкованої продукції зокрема.

Так, наприклад, якщо Вам потрібна печатка близько 100 сторінок в місяць, то на придбання принтера можна виділити досить скромний бюджет - близько двох тисяч гривень за струменевий принтер. Неодмінно, є певна ймовірність засихання чорнила в картриджі, однак такий пристрій дозволить Вам зберегти набагато більше коштів.

Якщо Ви розумієте, що в майбутньому планується інтенсивна фотодрук або інший вид робіт, який вимагає чітких і яскравих фарб, то, можливо, Вам варто подумати про струменевому принтері з системою безперервної подачі чорнила. З іншого боку, даний процес має на увазі підвищену необхідність в обслуговуванні техніки, тому деколи варто подумати про співпрацю з професійними фотостудіями, які вирішать Ваші проблеми за досить низьку вартість.

Неодмінно, потреба в якісному принтері підвищується з ростом кількості надрукованих аркушів. Якщо мається на увазі, що обсяг щомісячної друку перевищує сто листів, то почніть вибір лазерного принтера. Вартість базових моделей починається від чотирьох тисяч гривень.

На перших порах роботи Вашого офісу, у Вас можуть виникнути деякі труднощі з розрахунком обсягу друку. В якості базової методики рекомендується брати в розрахунок кількість паперу, яка замовляється щомісяця на потреби офісу і розділити його на кількість принтерів в компанії.

Крім того, важливо визначити кількість принтерів в компанії на початкових етапах роботи. Тут можна використовувати два підходи: один великий лазерний принтер на весь офіс, який покриє наявні потреби, або комплекс дешевших альтернатив, які встановлюються в кожному кабінеті або відділі.

Звичайно, один великий принтер здається більш вигідним вкладенням, так як Вам вдасться економити на його обслуговуванні, однак це також обернеться додатковою витратою робочого часу кожного співробітника, який буде витрачати його на носіння документів по офісу.

Також досить важливо визначитися з типом друкованого пристрою. На сьогоднішній день виділяють кілька категорій, поділ на які відбувається в залежності від обсягу друку:

• Персональний принтер - здатні друкувати близько п'яти тисяч листів щомісяця. Вони призначаються для побутового використання або застосування в дрібних офісах. В даний клас пристроїв відносяться струменеві принтери / МФУ і найпростіші моделі лазерних принтерів.
• Мала офісна техніка - дані принтери / МФУ здатні проводити друк до десяти тисяч листів за звітний місяць. Даний тип пристроїв найбільш поширений, так як він широко застосовується в невеликих компаніях, офісах або окремих кабінетах.
• Середній клас пристроїв максимальне число надрукованих сторінок становить 50 тисяч. З їх допомогою виробляють друк великої кількості документів, а великий запас чистих аркушів у вхідному лотку дозволяє значно автоматизувати процес друку.
• Велика офісна техніка - обробляє понад п'ятдесят тисяч листів за місяць. В ході інтенсивної роботи не втрачаються технічні та експлуатаційні характеристики. Дані пристрої можна застосовувати як в умовах великого офісу, так і в невеликих друкарнях. З їх допомогою навіть можливо проводити друк продукції дрібним тиражем.

Неодмінно, швидкість друку є важливою характеристикою для сучасних офісів, однак варто розуміти, що велика швидкість вимагає набагато більших інвестицій в друковану техніку. Чи готові Ви витратити чималий бюджет на модернізацію друкованого процесу?

Загальне планування витрат на друк документів

Звичайно, технічні характеристики відіграють важливу роль при покупці друкарського пристрою, який буде покривати потреби офісу, проте найважливішим питанням залишається фінансовий. Саме з цієї причини необхідно заздалегідь розраховувати вартість друку одного аркуша, так як часом саме ця цифра стає причиною збитковості багатьох підприємств.

Саме раннє планування є страховкою від незапланованих збитків. Так, наприклад, варто взяти до уваги цілий ряд ключових понять:

• Вартість копії - це сума фінансових коштів, яка витрачається на чорнило і папір. Найчастіше багато фахівців не беруть до уваги вартість паперу, так як витрати на неї стабільні, однак, в середньому, ціна одного листа становить 25 копійок.
• Ціна використання - це сума фінансових витрат, в яку включають ціну друкованого пристрою, його обслуговування, профілактично і ремонтні заходи, а також покупку запчастин і комплектуючих. Дана цифра не включає в себе вартість копії.
• Повна ціна друку копії - це сума вартості копії і використання розділена на суму надрукованих аркушів за весь термін активної експлуатації пристрою. В середньому професійні принтери служать від трьох до п'яти років, а точний термін можливо уточнити в технічній документації до принтера, в якій виробник вказує розрахункові одиниці часу.

Також дуже важливо приділяти увагу вибору «кольоровості» принтера. Найчастіше необхідність в кольорового друку вкрай низька для сучасного офісу - показник популярності такої послуги становить близько 4-6%. Найчастіше вартість кольорового принтера значно перевищує ціну його «одноколірної» брата, тому не варто переплачувати за непотрібну Вам послугу, якщо в ній немає гострої потреби.

Якщо Ви купуєте кольорове пристрій заради рідкісної друку фотографій чи іншої продукції, то рекомендується користуватися послугами професійних друкарень. Подібний хід дозволить Вам не тільки позбутися від зайвих фінансових витрат, але і проблем з обслуговування більш складного пристрою. Крім того, друкарні справлять друк фотографій набагато швидше і якісніше.

Картриджі як важлива частина будь-якого принтера

В даний час виробники створили чимало різновидів систем картриджів, що дає велику свободу кінцевим споживачам для найбільш ефективного застосування офісної техніки. Отже, сьогодні виділяють наступні типи систем:

• Все в одному - в лазерних принтерах картридж представлений в монолітному вигляді;
• Складова система - в лазерному принтері картридж складається з двох / трьох частин;

Для тих, хто обійдеться малою кількістю принтерів, можливо варто задуматися про застосування складових систем, як і СНПЧ для струменевих принтерів, однак якщо на балансі Вашої організації числиться кілька десятків лазерних пристроїв, то рекомендується застосовувати монолітні рішення.

Проблема полягає в тому, що складові системи вимагають більшого часу на їх обслуговування, тому потрібні додаткові витрати на відповідних фахівців, які будуть відповідальні за підтримання працездатності даної системи.

Крім того, важливим аспектом є кількість співробітників, які будуть застосовувати окремий пристрій. Як показує практика, чим більше людей користуються конкретним принтером, тим швидше воно виходить з ладу.

В сучасних офісах нерідко встановлюють єдиний пристрій на велику кількість співробітників, що стає причиною деяких проблем і додаткових фінансових витрат. Так, наприклад, нерідко відбувається плутанина з роздрукованими документами або дублюється відправка на друк через втрату попередньої копії.

Зараз активно впроваджуються системи з нагляду за друком, однак вони пов'язані з величезними додатковими витратами. Їх рекомендується застосовувати тільки в тих випадках, якщо керівництво впевнене, що втрати грошових коштів дійсно окупляться, але, на жаль, це не завжди так.

Планування показників друку заздалегідь

Кожен розуміє, що будь-яка техніка рано чи пізно виходить з ладу, саме п цієї причини профілактичні та ремонтні роботи необхідно планувати заздалегідь. Неодмінно, будь-який офіс може мати в своєму штаті фахівців, які будуть виконувати цю роботу, але нерідко дану турботу «перекладають на плечі» сторонніх підприємств.

Так, наприклад, у багатьох фірмах кількість принтерів може перевищувати кілька десятків або сотень пристроїв, навіть у віддалених офісах, тому необхідно заздалегідь приймати рішення про те, хто буде проводити відповідні роботи.

Як показує практика, кожна компанія може «створити» фахівця з обслуговування принтерів самостійно - існують спеціальні курси в від профільних компаній. Всього за п'ять днів і трохи менше вісімсот доларів з Вашого фахівця зроблять справжнього професіонала. На жаль, в разі його звільнення Ваша компанія опиниться без людини, який підтримує всю систему «на плаву».

Як згадувалося раніше, багато виробників вказують приблизний обсяг друку на один картридж. На жаль, мало хто знає, що дані розрахунки наведені на сторінки, які заповнені на 5%. Якщо щільність друку зростає на кілька порядків, то кількість надрукованих сторінок пропорційно зменшується. Цей факт необхідно враховувати заздалегідь, щоб Ваші розрахунки виявилися вірними.

А чи є необхідність в додаткових опціях?

Для економії бюджету організації багато хто вибирає лише базові моделі, функціонал яких суворо обмежений. Неодмінно, подібний підхід має місце бути, проте рекомендується заздалегідь ознайомиться з існуючими варіантами, щоб в майбутньому не витрачати додаткові кошти на придбання нового обладнання.

На сьогоднішній день основним додатковим функціоналом є можливість:

• Копіювання, сканування, відправлення факсу - за рішення цих завдань відповідально МФУ, але не звичайний принтер;
• Здійснення двостороннього друку (дуплекс) - працівникові немає необхідності в ручну перевертати документ для друку на іншій стороні;
• Друку на особливому типі паперу (картоні, етикетках, фотопапері) - при відсутності даної функції пристрій друку буде швидко виходити з ладу і вимагати додаткового технічного обслуговування;
• Друку з мобільних пристроїв - дана функція набирає популярності в сучасних офісах. Співробітники можуть відправляти документи на друк через локальні бездротові мережі, що значно прискорює роботу;
• Фінішер - пристрій замінює дирокол, степлер, брошюровщик і ряд інших інструментів, якими користуються в офісах. Найчастіше подібним функціоналом володіють більш «старші» моделі, які здійснюють друк на аркушах А3;
• Проведення сортування (наявність сортувальника) - проводиться автоматичне сортування надрукованих листів, що особливо важливо при спільному використанні пристрою великою кількістю осіб;
• Наявність жорсткого диска - це доповнення значно збільшує швидкість друку, так як існують вбудовані шаблони, в яких змінюється тільки текст, але не верстка документа;

Отже, як Ви можете бачити, сьогодні дійсно є ряд додаткових функцій, які можуть значно підвищувати кінцеву вартість пристрою. Саме тому рекомендується усвідомити всі потреби Вашого офісу, щоб уникнути непотрібних фінансових витрат.

Правила вибору картриджа для лазерного принтера

Для того, щоб забезпечити стабільне функціонування принтера в офісі, необхідно стежити за наявністю чорнила і працездатністю картриджа. Існує кілька способів «оновлення» їх працездатності, які відрізняються надійністю і вартістю:

• оригінальний картридж - відмінна якість друку за високою ціною;
• відновлений картридж - непогана якість за ціною нижче ринкової на 30-40% Відчути економію і відмінності можливо лише при тривалому використанні даного варіанту;
• сумісний картридж - їх вартість на кілька порядків нижче оригінальних, як і підсумкове якість друку;
• заправлений картридж - найдешевший варіант з усіх, що не завжди може забезпечити непогане якості відбитка. На жаль, такий варіант здатний викликати поломку самого картриджа в будь-який момент часу при частій перезаправке;

Кожен відділ поставок для офісу повинен вибирати саме той варіант, який підходить саме для них. Існує ряд факторів, на які необхідно звертати увагу при виборі картриджа для лазерного принтера: якість друку, ціна друку листа і «екологічність».

Кожне підприємство повинне усвідомити власні потреби і можливості, щоб якісна і надійна друк не зруйнувало фінансове благополуччя бізнесу. Якщо Ви бажаєте, щоб Ваша офісна техніка прослужила максимально довго, то слід дотримуватися наступних порад:

• Дотримуватися правил установки картриджів в принтер;
• Друкувати ч / б документів тільки на монохромних (ч / б) пристроях, але не на кольорових;
• Дотримуватися правил вилучення застряглих листів з принтера;
• Підтримувати оптимальні показники вологості та температури для надійної роботи пристрою;
• Здійснювати профілактичні роботи по нагляду за технічним станом принтера;
• Враховувати характеристики паперу та можливість пристрою працювати з нею;
• Виключити будь-яку ймовірність попадання скріпок, клею, скотча і інших сторонніх предметів у внутрішній простір принтера;

Якщо Ваші співробітники будуть уважно ставитися до даного типу пристроїв, а відповідальні особи стежити за його станом, то Ви можете бути впевнені, що лазерний принтер стане незамінним помічником для Вашого бізнесу!