Наказ про затвердження графіка документообігу

1. Графік документообігу на підприємстві
2. Наказ про затвердження графіка документообігу
3. Які етапи обігу документообігу можна відобразити в графіку?

Кожна організація повинна супроводжувати власну діяльність за допомогою створення внутрішніх локальних актів. За документи відповідають певні особи, яким важливо знати, яким чином організовується документообіг і які розпорядження начальників необхідно відносити до їх регламентації.

З представленої нижче статті ви зможете дізнатися:

• чи потрібно складати графік документообігу на підприємстві та, якщо так, то яким чином його грамотно оформити;
• яким чином видається наказ про затвердження графіка документообігу;
• які етапи звернення документообігу можна відобразити в графіку.

Графік документообігу на підприємстві

Сам по собі графік документообігу передбачає опис процедури, що починається складанням документів і закінчується відправленням бланків на зберігання в архів. Даний графік повинен бути раціональним і практичним, щоб у відповідальних за документообіг осіб не виникало проблем і складнощів при виконанні своїх обов'язків.

Всі дії і методики, що дозволяють регулювати трудову діяльність самого підприємства і його співробітників, відображаються в документах і розпорядчих актах. Існує певний порядок видання наказів і доручень керівниками організацій, про зміст яких вони повинні повідомляти трудовий колектив заздалегідь.

Так, наприклад, накази про звільнення видаються лише після того, як співробітник буде доведено до відома про даний факт не пізніше двох місяців перед цією подію і у нього немає законних підстав оскаржити прийняте керівником рішення. Зміни в трудовому розпорядку або коригування системи оплати праці працівників так само повинні підкріплюватися наказами і містити згоду підлеглих працевлаштованих громадян, оформлені в письмовому вигляді.

Кадровим фахівцям, які майже завжди є відповідальними за важливі внутрішні локальні акти, необхідно чітко стежити за тим, щоб підзвітні бланки видавалися заздалегідь, не містили помилок під час ведення і зберігалися відповідно до правил, встановлених законодавством. Відповідно, в компаніях повинен бути прийнятий певний графік ведення і зберігання документів, який встановлюється і затверджується безпосереднім керівником фірми шляхом підписання певного наказу .

Наказ про затвердження графіка документообігу

Затвердження графіка документообігу відбувається за допомогою видання наказу, який підписується директором фірми і повинен бути обов'язково наданий до ознайомлення всім співробітникам компанії. Форма такого наказу державними положеннями не затверджена, але він обов'язково повинен містити наступну інформацію:

• хто з працівників несе відповідальність за ті чи інші документи;
• коли внутрішні акти вступають в силу;
• який порядок з виконання;
• як документи потрібно вести і зберігати;
• яка відповідальність покладається за несвоєчасне і неякісне виконання прямих обов'язків відповідальними за документообіг співробітниками.

В якості компенсації за завдану фінансових збитків через неправомірних дій співробітників під час виконання обов'язків, що стосуються документообігу, роботодавець має повне право стягнути необхідну суму із заробітної плати винного відповідальної особи. Але якщо начальник ні складено відповідний графік і не був випущений наказ, що регламентує його юридичну силу, то тут винним є сам директор фірми, який не подбав про грамотному оформленні трудової діяльності своїх підлеглих. На безвідповідального директора покладаються штрафні санкції, розмір яких встановлюється в залежності від тяжкості порушення трудового законодавства, виявленого під час перевірки.

Які етапи обігу документообігу можна відобразити в графіку?

Роботодавець має право вносити в графік документообігу певні пункти на власний розсуд, але в більшій частині випадків у даному графіку відображаються наступні моменти:

• як правильно складаються і оформляються документи;
• коли і як проводиться перевірка форми та їх змісту;
• який процес затвердження документації;
• хто виступає в якості відповідального за його ведення особи;
• за якою процедурою необхідно передавати документи між різними структурними підрозділами;
• як здійснюється контроль за дотриманням графіка;
• яким чином документи передаються на зберігання в архів.

Важливо максимально чітко і зрозуміло описати все порядки і норми, якими повинні керуватися співробітники установи під час ведення документів. Від того, наскільки грамотно буде складено текст графіка і наказу залежить не тільки зарплата кожного окремо взятого працівника, а й загальний дохід установи в цілому.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. ;
2. ;
3. ;
4. ;
5. ;
6. .