Наказ про призначення відповідального за архів
- Як потрібно вести архів
- На кого покласти відповідальність
- Які завдання входить у функції відповідального за архів працівника
- Хто призначає особу, відповідальну за архів
- Особливості формування наказу, загальні моменти
- Зразок наказу про призначення відповідального за архів
У кожній організації з плином часу накопичуються різного роду паперу, документи, справи, з яких згодом формується архів. Для того щоб він містився в порядку, призначається відповідальна особа.
Як потрібно вести архів
Строго певних норм щодо ведення архівів в комерційних підприємствах на законодавчому рівні не встановлено. Це означає, що керівництво кожної компанії вправі самостійно розробляти дані вимоги, які потім включаються в пакет локальних нормативних актів. Саме відповідно до них і здійснюється нагляд за архівом.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про призначення відповідального за архів .doc Завантажити зразок наказу про призначення відповідального за архів .doc
Основними умовами грамотного ведення архіву є його недоступність для сторонніх осіб (в числі іншого для її реалізації служить установка металевих шаф і сейфів). Всі стелажі повинні бути пронумеровані, документи розкладені по окремих папок. Якщо архів дуже великий, то в організації повинна бути розроблена і затверджена його схема.
Регулярно (не рідше одного разу на п'ять років, а краще щорічно) документи, що зберігаються в архіві, повинні перевірятися. Ті, які застаріли і втратили свою актуальність, підлягають утилізації - для неї в законі встановлена спеціальна процедура. Інші продовжують перебувати в архіві аж до того моменту, як термін їх зберігання також закінчиться.
В архівному приміщенні повинна бути певна температура і вологість. Абсолютно неприпустиме попадання сонячних променів на архівні документи (вони від цього вигорають і псуються).
Також тут найсуворішим чином необхідно зберігати протипожежну безпеку - архів суцільно складається з легкозаймистих предметів.
На кого покласти відповідальність
Як правило, відповідальним за утримання архіву співробітником призначається секретар підприємства, фахівець кадрового відділу або бухгалтер.
Але якщо організація дуже велика, то в штатний розклад може бути введена окрема посада, за інструкцією якої основним обов'язком фахівця буде ведення архівних справ і самого архіву.
Які завдання входить у функції відповідального за архів працівника
Перш за все, працівник, відповідальний за архів, повинен фіксувати всі документи, в нього надходять. Вони підлягають обов'язковій докладної опису (назва, кількість аркушів і т.п.). Також він повинен формувати справи і розкладати їх по папках в певному порядку, який встановлюється адміністрацією компанії. Він же здійснює контроль за періодом зберігання паперів, а якщо кому-небудь знадобиться архівний документ, він видає його, але строго під розпис і тільки за умови подальшого повернення.
Хто призначає особу, відповідальну за архів
Зазвичай співробітника, який буде відповідати за архів, призначає директор підприємства. Для цього він випускає відповідний наказ, в якому вказується посада та ПІБ працівника, а також завдання, які перед ним ставляться.
Особливості формування наказу, загальні моменти
Якщо перед вами поставлено завдання по складанню наказу про призначення відповідального за архів співробітника, а ви ніколи раніше не стикалися з таким документом, скористайтеся наведеними нижче порадами. Подивіться і приклад - з його урахуванням вам без особливих складнощів вдасться створити власний бланк.
Перш ніж дати детальне уявлення про цей конкретний наказі, розповімо про деякі загальні відомості, які мають стосунок до всіх таким розпорядчим актам.
- По-перше, якщо в організації є шаблон наказу, зафіксований в її облікову політику, документ потрібно створювати по його типу. Але якщо такого шаблону немає, не біда - можна складати наказ у довільній формі, з точки зору законодавства це цілком допустимо.
- По-друге, кожен наказ повинен чимось обґрунтовувати. Як обгрунтування зазвичай вказується фактичний привід для створення документа (в даному випадку, це може бути виробнича необхідність). Також випуск наказу завжди на чомусь грунтується - найчастіше підставою виступає посилання на будь-який законодавчий акт, норму або внутрішній документ, наприклад, службову записку.
- По-третє, наказ дозволяється писати вручну або набирати на комп'ютері, проте якщо використовується електронний варіант, документ після формування слід обов'язково роздрукувати - це потрібно для того, щоб директор або виконуючий його функції працівник, міг запевнити його за допомогою свого автографа. Також якщо на підприємстві прийнято використовувати друку для посвідчення внутрішніх паперів, наказ треба проштампувати.
- І, нарешті, по-четверте, документ слід робити в одному оригінальному екземплярі.
Позначку про наказ обов'язково потрібно внести в спеціальний журнал обліку, який завжди лежить у секретаря підприємства або іншого відповідального працівника.
Зразок наказу про призначення відповідального за архів
За своєю структурою і змістом наказ про призначення відповідального за архів співробітника не так вже й складний, тому особливих труднощів при його формуванні виникнути не повинно.
- На початку документа пишеться найменування компанії, а також назва самого документа.
- Далі наказом присвоюється номер, вказується дата і місце його складання.
- Після цього йде основна частина бланка. Насамперед сюди вписується підставу і обгрунтування, відзначається, в яких цілях призначається відповідальна особа. Далі вказується, на кого саме покладається дана місія: позначається посаду, ПІБ працівника, дата, з якої відповідальність за архів переходить до нього. Потім слід вказати, якими документами, нормативними актами і статтями закону співробітник повинен керуватися в своїй діяльності. І нарешті, призначається працівник підприємства, який відповідає за виконання цього розпорядження (це може бути сам директор, будь-хто з його заступників або, наприклад, начальник відділу кадрів).
- Документ підписується керівником організації і його підлеглим, на якого покладено відповідальність за архів (своїм підписом останній засвідчує те, що ознайомлений з наказом і нічого не має проти виконання нових функцій).
