Недостача ТМЦ при інвентаризації: порядок оформлення, які документи оформляються - зразок акта про службову розслідуванні, доповідної записки, наказу про відшкодування

1. Що робити, якщо в ході інвентаризації виявлено недостачу ТМЦ?
2. причини виявлення
3. Оформлення документів
4. Як оформляється акт?
5. Зразок доповідної записки
6. Акт про службове розслідування за даним фактом
7. Наказ про відшкодування матеріально-відповідальною особою
8. книга обліку
9. Корисне відео
10. висновки

У процесі перерахунку матеріальних цінностей на підприємстві може виявитися розбіжність між кількістю товару за фактом і згідно з документацією організації.

Тоді для керівника дуже важливо прояснити ситуацію і отримати від відповідального співробітника все пояснення, крім цього потрібно оформити необхідні документи, в тому числі порівняльні відомості, призначені для фіксування обсягу нестачі або надлишку.

Що робити, якщо в ході інвентаризації виявлено недостачу ТМЦ?

Якщо проведена інвентаризація в магазині або на складі, і в її ході було виявлено нестачу ТМЦ необхідно:

• в першу чергу скласти порівняльні відомості, для фіксування факту недостачі;
• зажадати пояснення у працівника, на підготовку пояснювальній у нього є встановлені ТК РФ ст. 193 два дні;

Важливо: вимагати таке пояснення слід на офіційному рівні в письмовому вигляді.

• далі необхідно оформляти документально кожен крок, наприклад, відмова давати пояснювальну засвідчити актом;
• після отримання всіх доказів і проведення службового розслідування слід застосувати дисциплінарне стягнення , Щодо якого видається наказ керівника.

Вибираючи відповідне покарання, слід враховувати всі нюанси, наприклад, якщо співробітниця, яка здійснила розкрадання виявиться вагітної, щодо її можна використовувати тільки догану, так як звільнити її не можна.

У разі відсутності достатньої кількості пояснень слід видати указ щодо подальшого розслідування, щоб отримати чіткі пояснення того, що сталося.

Читайте також: Що робити, якщо виявлено недостачу в касі ?

причини виявлення

Причиною нестачі товарів і матеріалів може бути не тільки банальна недбалість продавців або матеріально-відповідальних осіб.

Серед найпоширеніших причин можна виділити наступні:

• крадіжка на виробництві;
• марнотратне і корисливе ставлення до довіреним цінностям відповідальних осіб;
• дуже низька реалізована вартість продукції, така ситуація зазвичай відбувається в торгових точках, де часто застосовується системи знижок.

Крім цього, недостачею може стати недбалість персоналу, який своєчасно не виконує списання вибулих цінностей і не надає бухгалтеру відповідну звітність.

Що робити при виявленні недостачі при звільненні ?

Оформлення документів

Документальне оформлення результатів інвентаризації можливо після повного проведення процесу.

До документа, згідно з яким буде проведено списання, необхідно додати акт проведення ревізії і виявленої недостачі. А також інші документи, в яких буде зафіксована недостача цінностей.

В процесі списання недостачі ТМЦ використовуються:

• акт прийому-передачі, як підставу;
• акт про проведення службового розслідування;
• наказ керівника, згідно з яким проводиться списання та відшкодування недостачі;
• книга обліку недостачі.

Крім цього, доведеться використовувати такі документи як:

• порівняльні відомості;
• пояснювальна і доповідна записки;
• бухгалтерські первинні і облікові документи.

Як оформляється акт?

За результатами інвентаризаційного перерахунку складається акт, в якому слід вказати такі дані:

• дата і місце оформлення;
• перелік складу уповноважених осіб;
• умови зберігання ТМЦ;
• в табличному варіанті відсутній товар чи матеріали;
• вартість недостачі;
• вказівка ​​на відповідального співробітника.

Важливо: документ повинні запевнити всі члени комісії, чисельність яких не менше 3-х осіб.

Зразок доповідної записки

Доповідна записка дуже важлива для прояснення ситуації, її упорядником є ​​винна чи підозрювану в недостачі особу. Формувати документ можна від руки, але з обов'язковим підписом і її розшифровкою.

Важливо: використовується для її складання фірмовий бланк компанії з логотипом, подається папір на розгляд керівнику разом з складеним про недостачу актом.

Після отримання доповідної записки записки керівник повинен відзначити на ній дату отримання і проставити реєстраційний номер.

Акт про службове розслідування за даним фактом

Акт службового розслідування грає важливу роль в дотриманні норм законодавства при винесенні стягнення.

Його наявність свідчить про дотримання процедури з'ясування ступеня вини відповідальної особи і дотримання вимог ст. 192 - 193 ТК РФ , Все це стане в нагоді в суді.

Проведення службового розслідування відбувається згідно з розпорядженням роботодавця і має обмежений термін в 30 днів, в ході заходу будуть вивчені всі матеріали і документи, зібрані докази і зроблені висновки.

Все це оформлюється в акті, який повинен містити такі пункти:

• рішення чи існує нанесення збитку відповідальною особою підприємству;
• опис обставин, які призвели до ситуації, що склалася;
• слідства даних обставин, і зв'язок між причиною і наслідком;
• вказівка ​​на певну особу, яка визнається винним;
• описуються обставини, які можуть пом'якшити / посилити провину;
• висновок комісії - щодо наявності факту правопорушення.

У підсумку документа повинні стояти підписи учасників і резолюція роботодавця.

Також з документом знайомлять винну особу під розпис, якщо працівник відмовляється ставити підпис необхідно про це скласти окремий акт.

Наказ про відшкодування матеріально-відповідальною особою

важливо: відшкодування збитку з доходів винної особи може відбуватися тільки на підставі його згоди - самостійні вилучення із зарплати незаконні навіть при наявності вини.

Відбувається відшкодування згідно з розпорядженням керівника. згідно ст. 248 ТК РФ таке розпорядження може видатися протягом місяця, в іншому випадку витребування грошової компенсації може статися через суд.

Наказ оформляється керівником особисто і містить такі дані:

• реквізити організації та її місце розташування;
• число складання і порядковий номер;
• підстави для оформлення розпорядження;
• вказівка ​​ПІБ винної особи, з якого має виконатися стягнення;
• посилання на законодавство;
• посилання на акт перевірки, доповідну записку;
• фраза щодо права контролю керівником над виконанням розпорядження.

Важливо: з документом повинен ознайомитися співробітник, і підписати його.

книга обліку

Оформлення книги обліку щодо недостач заподіяними матеріально-відповідальними особами в більшій частині застосовується у військових структурах.

У неї вносяться всі види втрат підприємством:

• розкрадання;
• незаконні розтрати;
• переплати і незаконні витрати матеріалу;
• псування матеріалу;
• сплата штрафів, пені, які привели до зайвого витраті коштів;

Важливо: ведеться книга обліку головним бухгалтером і надається на огляд контролюючим органам і посадовим особам.

Складається документ з 3 частин:

• перший - оформляється для обліку нестач;
• другий з метою контролю витрат на пені, штрафи і неустойки;
• третій - для фіксування інших несанкціонованих витрат, таких як крадіжка, незаконні розтрати та інше.

Перший розділ містить форму для відкриття особових рахунків по коштах і кожному виду майна.

При виникненні необхідності внесення запису потрібно вказати:

• вид майна;
• число виникненням недостачі;
• повний опис предмета, включаючи порядковий номер;
• реквізити первинної накладної;
• обсяг і сума недостачі.

Другий розділ має окремі особові рахунки спеціального призначення - порушення:

• умов перевезень;
• санітарних норм;
• умов договорів;
• розрахункової дисципліни;
• сплата різних видів штрафних санкцій.

У третьому розділі зібрано рахунки, які не входять в перші два.

Важливо: для внесення запису необхідний наказ керівника.

У книзі щоквартально виводяться підсумки, а в кінці року підбивається загальна сума витрат, завіряється підписами керівника та бухгалтера.

В кінці книги необхідно вказати назву всіх рахунків із зазначенням номерів аркушів, всі листи слід пронумерувати, і вказати на останньому їх загальна кількість, даний запис також завіряється відповідальними особами.

Корисне відео

Порядок оформлення наказу про проведення інвентаризації та реєстрації в журналі обліку, детально розглянуто в даному відео:

висновки

Багато підприємств стикаються з таким явищем як недостача ТМЦ дуже часто, так як вона може виникнути не тільки через недбалість або користі відповідальної особи, а й у разі виникнення будь-яких недоліків з боку бухгалтерії або пересортиці.

У будь-якому випадку її необхідно правильно оформити, скласти всі необхідні документи, отримати докази її виникнення та пояснення з цього приводу.