Продавати бензин за талонами - легко це?

ПРОЕКТИ

ІТ відкривають тут нові перспективи

Той, хто давно водить машину, навряд чи зможе пригадати, скільки видів талонів пройшло через його руки. За часів загального дефіциту талони гарантували водіям державного транспорту безперебійну заправку машин ( "бензин за талонами є, а за гроші - ні") і були фактично засобом перерозподілу матеріальних благ. Пізніше ринкова економіка внесла різноманітність і в цю сферу - талон систем розвелося безліч; проте всі вони поділялися на дві приблизно рівні частини: одні фірми випускали "рублеві" (номінал талона був суму в рублях), інші - "літрові" (номінал - кількість літрів бензину) талони. Для компанії, що продає пальне, талонна система в основному була способом прив'язати до себе клієнта, нічого йому не гарантуючи: ні гнучкої системи забезпечення паливом, ні будь-яких вигод, а часом і самого пального (якщо талонів випускалося багато більше, ніж фірма могла " отоварити "бензином). Насправді розгортання талонною системи - річ непроста і клопітка: вона таїть в собі безліч підводних каменів, на які наражаються її автори і яких при професійному підході можна було б уникнути.

Втім, і зараз на ринку вистачає сміливців, які бажають побудувати надійну і вигідну талонну систему розрахунків за пальне. Одна з найбільш свіжих і оригінальних спроб побудувати таку систему належить молодій групі компаній "Еталон-Авто". Причому її сьогоднішній успіх не в останню чергу пов'язаний з інформаційними технологіями, що допомагають вирішувати завдання управління.

Найголовніше - облік і контроль

"Ми вважаємо, що на цьому етапі нам вдалося створити дуже зручну і раціональну талонну систему, - вважає директор з розвитку" Еталон-Авто "Максим Кримський, - проте для цього нам довелося чимало потрудитися.

Саме облік талонів і розподіл функцій стали найбільш важкопереборною підводними каменями в задуманому нами проект. До того ж попередній досвід показав, що в компанії такого типу, як наша (втім, сьогодні це можна віднести практично до будь-якій фірмі, яка бажає стійко працювати на сучасному, дуже динамічному ринку), не обійтися без автоматизації облікових і аналітичних процедур. Тому на початку нинішнього року, коли ми приступили до реалізації нашого проекту (іншими словами - до створення фірми), ми вирішили вдатися до допомоги професійних консультантів ".

Свої послуги запропонувала компанія з холдингу R-Style - R-Style Trust, яка спеціалізується на постановці обліку підприємства та консалтингу в області інформаційних технологій. Спільними зусиллями керівництва "Еталон-авто" і консультантів були розроблені принципи побудови і схеми бізнес-процесів компанії, облікова політика і відповідна їм інформаційна система. Остання базувалася на "Універсальної бухгалтерії" та спеціалізованої "Системі обліку талонів" - ці продукти (розробник - R-Style Software Lab.) І склали ядро ​​інформаційної системи підприємства.

Пристрій для сканування талонів

Запропонована консультантами холдингова схема побудови (група, що складається з трьох компаній) позбавляла від організаційної плутанини і давала можливість створити в компаніях такі ланцюжки бізнес-процесів і облікові схеми, які оптимально відображали специфіку діяльності кожної, не перевантажуючи облік деталями, важливими для одних бізнес-процедур і несуттєвими для інших. Так, наприклад, фірма "Еталон-Авто", правовласник даної торгової марки, покликана забезпечувати весь цикл обслуговування по організації талонною системи (договори з АЗС, перевізниками, виробником талонів тощо.), Відповідно до цього і будується її бухгалтерський, фінансовий та оперативний облік; для фірми-дистриб'ютора, що займається купівлею і продажем палива, будуть іншими і облікові процедури, і звітні форми, і види оподаткування.

Талон як ядро ​​бізнесу

Створюючи свою талонну систему, компанія "Еталон-Авто" керувалася такими принципами:

- робота з літровими талонами (рублеві талони розцінювалися фахівцями компанії як не дуже вдалий сурогат звичайних грошових знаків, що представляє собою зайва ланка в ланцюжку "постачальник - продавець - споживач");

- ретельний підбір партнерів по бізнесу (виготовлювача талонів, АЗС, постачальників палива, дилерів і т. Д.);

- чітко поставлений облік талонів на всіх ділянках їх руху (виробник талонів - емітент ( "Еталон-Авто") - споживач - АЗС - емітент), його автоматизація;

- аналіз "талонодвіженія" за допомогою інформаційної системи;

- розширення бізнесу і охоплення регіонів.

Перші два принципи, які стосуються організації бізнесу в цілому, потребують лише в коротких коментарях. Використання літрових талонів, як вважають фахівці "Еталон-Авто", по ряду параметрів вигідніше рублевих для всіх учасників торгово-закупівельної ланцюжка: клієнта воно захищає від різких коливань цін на ПММ, автозаправних станцій гарантує регулярні поставки палива, забезпечує постійних клієнтів і позбавляє від турбот з власними талонними системами, а компанії-емітенту обіцяє мінімізацію витрат на розгортання талонною системи (через велику тиражу талонів) і планований прибуток (завдяки широкої партнерської мережі і остоянно зростаючої клієнтської бази).

Ретельний підбір партнерів важливий скрізь, але в даному випадку вплив цього фактора посилюється тією обставиною, що, поставляючи на АЗС бензин або інше пальне (і маючи на нього сертифікати якості), яке заливається в загальні резервуари, компанія - емітент талонів повинна бути впевнена і в як ПММ, які отримує клієнт з цих найзагальніших резервуарів. Саме тому "Еталон-Авто" вибирала собі в партнери лише АЗС з бездоганною репутацією щодо якості нафтопродуктів і постановки облікової роботи.

Воістину стратегічне значення має партнерство з компанією, що виготовляє талони. Талон, будучи цінним папером, повинен бути захищений від підробок і максимально пристосований до використання і обліку - як клієнтами, так і компанією-емітентом. Для розробки і випуску талонів була обрана компанія "Н.Т.Граф", вже давно працює на цьому ринку і має ліцензію Міністерства фінансів на випуск цінних паперів.

Отже, автоматизація в талонною системі

Два наступних принципу, що лежать в основі бізнесу "Еталон-Авто", безпосередньо пов'язані з інформаційними технологіями.

Власне кажучи, над автоматизованим варіантом талонною системи "чаклувати" п'ять компаній: безпосередньо "Еталон-Авто", яка виступала як замовник і постановник завдання по формуванню бізнесу; R-Style Trust - в якості консультанта по оптимізації бізнесу, проектування (як постановник завдання для програмістів) і впровадження інформаційної системи; R-Style Software Lab - як розробник програмного забезпечення для останньої; R-Style Computers - постачальник техніки; і, нарешті, "Н.Т.Граф", виробник не тільки "об'єкта обліку" (талонів), але і постачальник пристрої для їх автоматизованої обробки - спеціального сканера (див. фото) для зчитування штрих-кодів (ШК).

Саме технологія штрихового кодування (ТШК) стала однією з основних позицій в постановці автоматизованого обліку талонів. Відомо, що ТШК дозволяє виключити ручне введення даних (в даному випадку - серій і номерів талонів), а отже, збільшити швидкість їх попередньої обробки, істотно зменшити кількість помилок (неправильне введення, повтори та ін.), Простежити весь шлях прямування кожного талона та уможливити автоматизований облік, обробку та аналіз даних. Однак коли при проектуванні системи постало питання про бар-сканері, виявилося, що закордонні моделі, призначені для подібних операцій, робляться дуже невеликими партіями (фактично на замовлення) і коштують по кілька тисяч доларів. Вихід з цієї ситуації знайшла компанія "Н.Т.Граф" - її фахівці створили сканер, який поєднує в собі елементи конструкції машинки для перерахунку купюр і мобільний термінал збору даних (типу MS-15). У верхній лоток, до якого підходить зчитує промінь сканера, кладуть пачку талонів, спеціальні лопаті перегортають їх (в міру зчитування ШК) і відправляють в нижній лоток; талони з дефектом або пошкодженням ШК, що не фіксуються сканером, автоматично відправляються в лоток позаду апарату - їх цифровий код (він розташовується прямо під ШК) можна потім внести в систему вручну.

Інформація про талонах, отриманих з друкарні, заноситься в систему на самому початку (найчастіше вручну як числа поспіль з № хххххх по № уууууу або за допомогою бар-сканера), а потім, відповідно до подальшими пересуваннями (передача дилеру, продаж їм талонів замовнику, отримання погашених талонів від АЗС та ін.), також фіксується в інформаційній системі (вже за допомогою сканера).

Фіксація відомостей про талонах і їх русі в інформаційній системі проводиться для того, щоб мати можливість вести облік і аналіз. Система дозволяє відстежувати динаміку всіх змін, які відбуваються з талонами, а також грошима, пальним тощо. Наприклад, можна отримати вибірки даних про те, скільки і яких талонів залишилося у того чи іншого клієнта, скільки - у всіх клієнтів разом, який запас палива на кожній з АЗС і чи не час його поповнити, яка динаміка відпустки ПММ кожного виду за довільний період на певній АЗС або на всіх АЗС даного округу. Крім того, простеживши динаміку руху талонів кожного виду, можна заздалегідь спланувати замовлення на їх друк в друкарні. Так, наприклад, в результаті аналізу з'ясувалося, що з чотирьох наявних номіналів талонів (на 10, 15, 25 і 50 літрів) найбільшою популярністю у клієнтів користуються 50-літрові (близько 60%), отже, в такій пропорції слід складати друкарський замовлення. Важливо відстежувати і співвідносити один з одним вже згадані вище відомості про кількість талонів на руках у клієнтів (це зобов'язання фірми перед ними) і кількості палива, наявного на бензозаправках - це необхідно для планування поставок.

Інший розділ інформаційної системи - "Управління фінансами" - більш традиційний, він дозволяє використовувати бюджетування для планування закупівель, витрат і платежів.

І нарешті, для бухгалтерського обліку в компанії встановлена ​​"Універсальна бухгалтерія" (розробник - R-Style Software Lab.), В якій було здійснено резервування, що відображають специфіку галузі (зокрема, в якості податкових виплат включені податок на ПММ, екологічний збір, спеціалізовані первинні документи - рахунки, рахунки-фактури, накладні і т. д.). Нескладна в зверненні, ця система має всі необхідні можливості для ведення обліку на підприємствах практично будь-якої галузевої приналежності. Це обумовлено гнучкістю настройки, а також можливостями доопрацювання, "дописування" відсутніх функцій і модулів за допомогою вбудованої мови Visual RSL (входить в комплект поставки).

Особливістю "Універсальної бухгалтерії" є можливість одночасного ведення декількох Головних книг (т. Е. Бухгалтерського обліку для декількох підприємств) з відповідними планами рахунків, чим і скористалася група компаній "Еталон-Авто": один програмний продукт забезпечував облік для всіх трьох учасників групи, причому з тією специфікою і з тим планом рахунків, який був необхідний кожному з них.

Крім того, в цьому ж ПП зручно вести і управлінський облік, завівши три плану рахунків - "Бензин", "Талони" і "Гроші" - і відстежуючи на них рух цих позицій (адже з одного первинного документа можна робити проводки в різні плани рахунків , в тому числі і в "управлінські").

За словами Максима Кримського, важливою обставиною, що дозволяє співробітникам легко використовувати всі можливості інформаційної системи, є добре налагоджені технології. Це стосується не тільки стійкості і надійності роботи самої системи, але і всього комплексу технологій впровадження та експлуатації. Так, на створення проекту, впровадження інформаційної системи і навчання персоналу компанія витратила всього три місяці, причому за цей час були не тільки доведені до кінця всі роботи, а й для кожного робочого місця, кожної задачі складені технологічні карти. Це дає можливість і співробітникам, і керівництву швидко орієнтуватися в системі і, докладаючи мінімум зусиль, отримувати від неї максимум інформації.

А попереду - нові проекти

Вони пов'язані не тільки з розширенням бізнесу (на сьогоднішній день укладено близько 50 договорів з АЗС на зберігання і відпуск палива за талонами, тому припускають збільшити число таких АЗС в Москві до 200; готуються проекти розширення дилерської мережі, особливо в регіонах, і т. Д. ).

Ряд нових проектів пов'язаний безпосередньо з інформаційними технологіями. Один з них - впровадження системи розрахунків за ПММ за допомогою смарт-карт. Для цього "Еталон-Авто" розгортає співпрацю з компанією "Елтоп", що спеціалізується на процесингу карт. Зі своїм же партнером по автоматизації - R-Style Trust - "Еталон-Авто" передбачає і далі розвивати наявну інформаційну систему, в яку належить інтегрувати потік даних, отриманий при обліку смарт-карт. В останніх, як вважають фахівці, будуть зацікавлені не тільки організації, але і приватні особи. А в руслі загального поширення інформаційних технологій подібні проекти обіцяють бути вельми і вельми перспективними.

Програмно-апаратний комплекс групи компаній "Еталон-Авто":

- Локальна мережа, що складається з 25 комп'ютерів R-Style

- Сервер R-Style Marshal (двопроцесорний Pentium III)

- Принтери

- Спеціальний бар-сканер для талонів

Програмне забезпечення:

- Windows NT 4.0, на робочих станціях Windows 98, MS Office 98

- "Універсальна бухгалтерія", "Облік талонів".

Група компаній "Еталон-Авто"

Зареєстрована в квітні 1999 р

В даний час налічує більше 30 співробітників.

Включає в себе три фірми:

- "Еталон-Авто" - правовласник торгової марки і процесинговий центр, який організовує виготовлення, логістику і облік талонів;

- "У.Т.С." - генеральний дистриб'ютор по Московському регіону, займається оптовою купівлею і продажем палива для холдингу;

- "Деніус" - офіційний дилер, який працює з кінцевими споживачами.

На сьогоднішній день укладено договори з п'ятьма дилерами Московського регіону, опрацьовуються контракти з регіональними дистриб'юторами.

Версія для друку