Термін зберігання посадових інструкцій співробітників: де і скільки, після заміни нової

1. Законодавча база
2. Скільки має бути примірників
3. Варіанти зберігання документації
4. Обов'язкові періоди в результаті заміни новою редакцією
5. висновок

Посадова інструкція - це локальний внутрішній акт підприємства, що чітко визначає функціональні обов'язки працівника, його права та відповідальність, а також призначення посади.

Зміст статті

Законодавча база

Період зберігання посадових інструкцій регламентований законодавчими актами:

1. Наказ Мінкультури Росії №558 від 2010 року підтверджує перелік кадрових документів підлягають зберіганню, на підставі цього акту і виконується збереження посадових інструкцій.
2. Крім цього в п. 77 даного законодавчого акту вказується місце зберігання паперу, що встановлює правила роботи штату з повним забезпеченням збереження ідентифікаційних даних працівників відповідно до ст. 87 ТК РФ .
3. Крім цього існує перелік №41, а з 2013 року перелік № 578/5 по періоду збереження документації.
4. Обов'язок організацій по схоронності паперів, що мають відношення до курування роботи персоналу, закріплена в ст. 17 ФЗ №125 від 2004 року про архівну справу.
5. Ч. 3 ст. 6 цього ж закону вказує на обов'язковість затвердження переліку кадрових паперів із зазначенням термінів по кожному з них відповідними відповідальними структурами.
6. Про період зберігання посадових інструкцій в новій редакції Наказу Мінкультури Росії №558 вказано в розділі 1.2.
7. В ст. 8 ТК РФ і Листі Роструда №4412-6 від 2004 року вказані обов'язки роботодавця щодо формування та затвердження посадових інструкцій.

Слід розуміти, що вимоги, зазначені в даних законодавчих актах, дієві для всіх компаній без винятку, які працюють на території Росії - якщо організація іноземного походження, то слід врахувати її вимоги і потреби, але з посиланням на законодавчі акти РФ, створені для регламенту обліку і зберігання документів.

Скільки має бути примірників

Перед визначенням кількості формуються примірників посадової інструкції необхідно пройти певні етапи по її створенню:

1. Виділяються існуючі посади на підприємстві, так як для кожної з них відповідно до особливостей, виконуваних функцій, складається свій документ.
2. Висновок порядку про розробку посадової інструкції в окремому Положенні.
3. Ухвалення рішення про її створення, наприклад, окремим розпорядженням керівника.
4. Формується група фахівців для її розробки, зазвичай в не включені - юристи, майстри цехів, бухгалтера.
5. Визначається структура і зміст інструктажу.
6. Узгоджується, допрацьовується, визначається форма бланка.
7. Підписується, затверджується і реєструється.
8. Ознайомлення працівників з прочитаним під розпис - автограф є ставити на документі або на спеціальному ознайомчому аркуші.

Для деяких співробітників формувати посадову інструкцію взагалі не обов'язково, досить вказати всі пункти щодо посадових обов'язків, прав і відповідальності в трудовому договорі.

При цьому законодавством, на відміну від нормування кількості примірників трудової угоди, до особи, яка інструктує документації в цьому плані особливих вимог не висувається.

У більшості випадків оригінал документа існує один, але така інструкція, це свого роду керівництво в зв'язку, з чим працівникам виділяється на руки її затверджена і завізована копія з метою знаходження її на робочому місці.

Однак існують підприємства, де значення посадової інструкції є величезним, в результаті чого створюється тріі примірника - для працівника, відділу кадрів та архівування.

Варіанти зберігання документації

Згідно із законодавством інструкції по персоналу повинні зберігатися за місцем складання і затвердження, тобто на підприємстві. При цьому обумовлене місце для зберігання керівник має право обирати самостійно, так як особливих вимог до цього пункту немає.

Крім цього зберігання посадових інструкцій може здійснюватися архівом або фірмами, які надають послуги зі зберігання документації.

З метою визначення обов'язкового місця для зберігання керівник має право видати наказ, але це не обов'язково.

Крім цього немає строгих вимог щодо реєстрації документа, так як необхідність застосування подібного етапу має право визначати роботодавець самостійно.

Даний документ є зберігати:

• як самостійний локальний акт окремо від іншої документації;
• в сукупності з трудовими угодами як їх невід'ємної частини.

При цьому не варто забувати про бездоганну збереження конфіденційних даних.

Обов'язкові періоди в результаті заміни новою редакцією

Законодавством визначено два види інструкції, щоб уточнити зберігання кожного з них:

Постійному зберіганню підлягають типові та уніфіковані документи, розроблені, наприклад, галузевими структурами;

Протягом 75 років зберігаються індивідуальні посадові інструкції науковців і які працюють у шкідливих / небезпечних і важких умовах, а також прирівняних до них;

Всі інші повинні зберігатися на підприємстві до припинення його існування.

Іноді посадова інструкція потребує оновлення, при цьому варто розуміти, що регулює права і обов'язки документ може працювати роками, не доцільно його замінювати щорічно.

Заміна може знадобитися, якщо:

• змінилося найменування організації;
• змінилося керівництво;
• відбулася реорганізація;
• відбулася заміна прізвища працівника, до якого має відношення існуючий вид документа;
• при внесенні змін до сам документ, наприклад, в зв'язку з установкою нового обладнання;
• при зміні назви посади.

Заміна документа на нову версію відбувається за наказом керівника.

У разі заміни застарілого шаблону посадової інструкції на нову редакцію, її раніше додатково зберігали 3 роки, відлічувані з моменту заміни, але з 2013 року після деяких змін в правилах зберігання та знищення документів до 5 років.

Тобто, старий документ, який отримав оновлення слід зберігати ще 5 років з моменту видання нового зразка, новий в свою чергу зберігатися відповідно до загальноприйнятих вимог з урахуванням його виду - 75 років або на постійній основі.

У разі формування документа, як обов'язковий додаток трудового договору, його зберігають спільно з основним документом про співпрацю 75 років, про це сказано в п. 657 наказу № 558.

Фахівці, відповідальні за зберігання і порушують встановлені вимоги притягаються до відповідальності згідно ст. 13.20 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

висновок

Таким чином, посадова інструкція:

1. Чи не підпадає під сувору регламентацію закону, як в момент її створення і формування кількості примірників, так і щодо правил її зберігання.
2. Але при цьому виділяються основні моменти щодо способів зберігання, які мають право вибрати роботодавець.
3. Щодо терміну зберігання з урахуванням її виду або способу формування - самостійний документ або в якості додатку до договору.