види документообігу
- Види документообігу в організації
- Види документів в документообіг
- Види електронного документообігу
- Види систем документообігу
Існуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і зовнішню діяльність, але за рахунок автоматизації діловодства підвищити ефективність цієї діяльності. Автоматизована обробка всіх видів документів в документообігу підприємства забезпечує високу виконавську дисципліну, що позитивним чином позначається на продуктивності. Про видах документообігу і про переведення їх в електронний формат розповідається в статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- які види документообігу в організації існують;
- як класифікуються види документів в документообіг;
- які види електронного документообігу використовуються на підприємствах.
Всі види документообігу в організації покликані забезпечити її ефективну та безперебійну виробничу, господарську та організаційну діяльність. Стандартизовані процедури, типові для системи діловодства, дозволяють автоматизувати роботу з усіма видами документів в документообігу підприємства.
Види документообігу в організації
У процесі здійснення господарської та організаційної діяльності підприємства будь-яких форм власності розробляють самі і отримують ззовні велика кількість різного роду документів. За допомогою зовнішніх і внутрішніх документів здійснюється взаємодія і передача сигналів. Документообіг - процес реєстрації руху документів в компанії від моменту їх отримання або створення до моменту відправки або виконання і передачі в архів.
Технологія роботи з документами. документообіг
Документообіг охоплює всі види документів: вхідні, вихідні та внутрішні, послідовність їх обробки визначається графіком документообігу, які розробляються в індивідуальному порядку на основі прийнятої в компанії облікової політики, специфіки її господарської та організаційної діяльності.
Види документообігу в організації поділяються залежно від типу господарських операцій, які супроводжуються тим чи іншим типом документації. Виділяють три види документообігу:
- управлінський - документи, за допомогою яких здійснюється прийом і передача управлінських рішень, генеруються звіти та інформація, на основі яких приймаються такі рішення;
- кадровий - документи, що містять інформацію, пов'язану з обліком кадрів, в тому числі їх ротацією, зміною посад, звільнення, покарання і заохочення, штатному розкладі та графіком відпусток;
- фінансовий - документи, які стосуються виробничої діяльності підприємства, які супроводжують все що відбуваються на ньому бізнес-процеси: планові, аналітичні та фінансові звіти, договору, нормативно-правові акти, кореспонденція, рахунки та ін.
Види документів в документообіг
Як правило, всі види документів в документообігу підприємства поділяються на три категорії: організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові.
До організаційних відносяться: статут підприємства; посадові інструкції; штатний розклад; локальні нормативні акти, що регламентують трудові відносини між працівниками компанії та роботодавцем, в тому числі, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці або про структурні 
підрозділах, графік відпусток.
До числа розпорядчих відносяться такі види документів в документообігу підприємства, як: накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки.
Інформаційно-довідкові документи - це протоколи, акти, довідки, листи, доповідні і пояснювальні записки.
Основною відмінною ознакою будь-якого документа є його юридична значимість, яка забезпечується наявністю обов'язкових для заповнення реквізитів. До них, наприклад, відноситься: найменування, дата і місце підписання, реєстраційний номер, що погоджують і затверджують підпису. В системі діловодства враховуються тільки такі види документів, які забезпечені необхідними реквізитами та оформлені відповідно до вимог встановлених стандартів.
Види електронного документообігу
Процес документообігу включає в себе такі процедури, як прийом, передачу, реєстрацію, маршрутизацію і архівацію документів, а також захист їх від несанкціонованого доступу і контроль над їх своєчасним виконанням. Зрозуміло, що стандартизований порядок проведення всіх цих процедур дозволяє автоматизувати документообіг, вести його в електронному вигляді.
Доступність технічних засобів і програмного забезпечення сьогодні робить можливим впровадження на будь-якому підприємстві систем електронного документообігу. Види електронного документообігу, що входять в функціонал використовуваної на підприємстві системи, можуть бути обрані в залежності від специфіки його виробничої та організаційної діяльності.
Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!
З урахуванням реальних потреб, компанія може використовувати такі види електронного документообігу, як:
- виробничий;
- управлінський;
- кадровий;
- фінансовий (бухгалтерський);
- складський;
- технічний і технологічний;
- конфіденційний і секретний.
Впровадження електронних систем документообігу нагальна потреба. За рахунок цього забезпечується ефективність управління та оптимізація організаційних, управлінських і бізнес-процесів.
Види систем документообігу
Класифікуються системи електронного документообігу по використовуваної технології та архітектури, за ступенем інтеграції. У більшості російських підприємств використовуються універсальні системи електронного обігу (EDMS) на основі архітектури «клієнт-сервер». Ця технологія передбачає розміщення основних модулів управління документаційному потоками і даними на виділеному сервері, клієнтський доступ до якого здійснюється з робочих станцій - комп'ютерів користувачів, об'єднаних локальною мережею. До переваг даної технології відноситься швидкість і надійність, цілком достатні для забезпечення безперебійної роботи системи документообігу як невеликих, так і великих підприємств.
Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»
Але види систем документообігу можуть класифікуватися і за функціоналом, який визначає область їх застосування. Залежно від цього, системи документообігу можуть поділятися на:
- системи діловодства;
- електронні архіви, призначені для зберігання і пошуку великих обсягів інформації;
- Workflow-системи, призначені для автоматизації бізнес-процесів;
- ECM-системи, призначені для управління всім корпоративним контентом: документами і їх образами, записами, потоками робіт, медиаконтентом і колективним взаємодією.
Системи електронного документообігу, представлені на сучасному ринку, як правило, поєднують в собі кілька перерахованих функцій.