З чого почати кадровий облік на підприємстві (нюанси)?

1. C чого почати кадровий облік на підприємстві в 2016 році (законодавчі основи)
2. Кадровий облік з нуля крок за кроком у новій організації (в ТОВ)
3. Відновлення кадрового діловодства
4. Ведення кадрового діловодства у відокремленому підрозділі та у ІП з найманими працівниками. Чи актуально...
5. Програми для ведення кадрового обліку - завантажити безкоштовну демоверсію або купити?

Кадровий облік - важлива складова діловодства будь-якого підприємства. Про тонкощі організації цього процесу і піде мова в нашій статті.

C чого почати кадровий облік на підприємстві в 2016 році (законодавчі основи)

Кадровий облік з нуля крок за кроком у новій організації (в ТОВ)

Відновлення кадрового діловодства

Ведення кадрового діловодства у відокремленому підрозділі та у ІП з найманими працівниками. Чи актуально це для малих підприємств?

Програми для ведення кадрового обліку - завантажити безкоштовну демоверсію або купити?

C чого почати кадровий облік на підприємстві в 2016 році (законодавчі основи)

Кадровий облік на підприємстві являє собою, з одного боку, роботу організації за документальною фіксації всіх змін у трудовому житті і діяльності колективу в цілому і кожної штатної одиниці компанії окремо, а з іншого - безпосередньо кадровий документообіг. Організації кадрового обліку на підприємстві має передувати знайомство із законодавчою базою з цього питання. Потрібно сказати, що нормативних актів, що відносяться до кадрового діловодства, досить багато, так як в їх число входять не тільки закони, але також відомчі постанови, накази та різні ГОСТи.

Приблизний перелік нормативної документації, що має відношення до кадрового обліку, може включати наступні НПА:

1. Трудовий кодекс РФ.
2. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9 розповідає про порядок оформлення кадрових документів).
3. Постанова Держкомстату Росії «Про затвердження уніфікованих форм ...» від 05.01.2004 № 1.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 (затв. Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст), що визначає порядок оформлення документів.
5. Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, що встановила вимоги до ведення та зберігання трудових книжок на підприємстві.
6. Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 9 про правила заповнення трудових книжок.
7. Федеральний закон «Про архівну справу» від 22.10.2004 № 125-ФЗ і наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, що визначають перелік типових управлінських архівних документів і терміни їх зберігання.
8. Наказ Міністерства охорони здоров'я України від 26.04.2011 № 347н про форму лікарняних листів і закон «Про обов'язкове соцстрахування ...» від 29.12.2006 № 255-ФЗ, що визначає порядок заповнення листка непрацездатності та оформлення відпустки по вагітності та пологах.
9. Методичні рекомендації щодо ведення військового обліку на підприємствах (затв. Генштабом Збройних Сил РФ 11.04.2008).

Кадровий облік з нуля крок за кроком у новій організації (в ТОВ)

Організація кадрового обліку в новому ТОВ, як і в будь-який інший організації, може включати в себе наступні етапи:

1. Затвердження локальної документації. Аналіз трудового законодавства дозволяє визначити ряд внутрішніх документів підприємства, без прийняття яких фірма не може обійтися. До їх числа відносяться:

   Конкретний перелік внутрішньої документації кожна організація визначає самостійно.

2. Розробка та затвердження стандартних форм первинної облікової документації. Незважаючи на те що вимоги постанови Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 з цього питання не є обов'язковими, рекомендується слідувати нормам цього документа.
3. Затвердження типових форм інших кадрових документів, що не відносяться до документів первинного обліку.
4. Розробка та затвердження журналів і реєстраційних книг. Крім журналу медогляду в 2016 р обов'язкові для ведення в кадровому діловодстві книги:
   • реєстрації наказів ;
   • реєстрації трудових договорів ;
   • обліку трудових книжок ;
   • обліку військовозобов'язаних співробітників;
   • обліку відпусток ;
   • реєстрації вхідної та вихідної документації;
   • обліку відрядних від'їздів та ін.
5. Формування штатного розкладу.
6. Розробка та затвердження стандартного трудового договору, а також посадових інструкцій для співробітників.
7. Призначення відповідального за ведення кадрового обліку члена трудового колективу.

Відновлення кадрового діловодства

Відновлення необхідного порядку в документах, на відміну від організації кадрового діловодства з нуля, є, з одного боку, більш простим процесом, так як багато ділові папери і журнали вже створені, але з іншого - може виявитися і більш складним, оскільки буде потрібно виявити недоліки в існуючій системі.

Не знаєте свої права?

Підпишіться на розсилку Народний Советнік'.
Безкоштовно, хвилина на прочитання, 1 раз в тиждень.

Відновлення втраченого або несистематического кадрового діловодства має проходити в кілька етапів:

1. Загальна інвентаризація існуючих в компанії кадрових документів.
2. Перевірка наявності і комплектності поданих документів.
3. Аналіз трудових договорів, укладених з співробітниками.
4. Вивчення штатного розкладу на предмет повноти відображених в ньому даних.
5. Перевірка наявності та оформлення трудових книжок працівників.

Відновлення кадрового діловодства вимагає усунення всіх прогалин і недоліків, виявлених в результаті інвентаризації кадрових документів.

Ведення кадрового діловодства у відокремленому підрозділі та у ІП з найманими працівниками. Чи актуально це для малих підприємств?

Іноді організаційна форма компанії може викликати питання, пов'язані з порядком ведення кадрового обліку. Розглянемо деякі варіанти.

Організація кадрового діловодства у відокремленому підрозділі підприємства може ускладнюватися тим, що це підрозділ, з одного боку, не має юридичної самостійністю, а з іншого - знаходиться найчастіше в віддаленому від головної організації населеному пункті. Законодавство не передбачає окремих норм і вимог до кадрового діловодства у відокремлених підрозділах, тому кожен роботодавець сам визначає, яким чином організувати роботу в такому випадку. Як правило, використовується одна з перерахованих нижче схем:

1. Централізована. Цей варіант передбачає передачу повноважень по роботі з кадровою документацією єдиного відділу, обслуговуючому та головне підприємство, і філія. Підходить для організацій, що мають відокремлені підрозділи в одному з ними регіоні.
2. Децентралізована. В цьому випадку кадрові служби створюються і в головної організації, і у філіях. При цьому вони виконують фактично однакову роботу в рамках довіреної підрозділи, хоча повноваження і обов'язки кадрової служби центрального офісу можуть бути трохи ширше, ніж компетенція таких же служб філій.
3. Змішана. Така схема припускає створення кадрових служб як в головної компанії, так і у філіях з поділом делегованих обов'язків. Так, оформляти трудові договори по всій організації може тільки центральний офіс, а от зберігати справи або накладати стягнення правочинні і кадрові відділи філій.

Велика кількість питань про необхідність ведення кадрового діловодства виникає у індивідуальних підприємців. Думка законодавця з цього приводу однозначно: якщо ІП має хоча б одного найманого працівника, кадровий облік повинен вестися в повному обсязі.

Малі підприємства, як правило, стурбовані тим, що в штаті зазвичай відсутня професійний кадровик, однак такий стан справ не скасовує необхідності ведення кадрового діловодства. Обов'язки кадровика в цьому випадку накладаються на бухгалтера, секретаря або іншого працівника, якого перш варто навчити особливостям кадрового діловодства на спеціальних курсах або семінарах.

Програми для ведення кадрового обліку - завантажити безкоштовну демоверсію або купити?

В даний час багато інтернет-ресурси пропонують скачати безкоштовно програми для ведення кадрового обліку, що дозволяють автоматизувати всі кадрове діловодство або якусь його частину. Однак безкоштовної при цьому виявляється, як правило, лише демонстраційна версія, розрахована на кілька днів (тижнів, місяців) роботи. Для продовження же роботи далі необхідно купити ліцензію, ключ або повну версію програми.

Такий рекламний хід, як не дивно, вигідний не тільки продавцеві продукту, але і споживачеві, так як дозволяє вибрати найбільш підходящу для конкретного підприємства програму або ознайомитися з принципами її роботи і розробити свою власну. У підсумку вибір залишається за роботодавцем, які вирішили автоматизувати кадрове діловодство. При цьому потрібно мати на увазі, що заощадити, постійно працюючи в демоверсії кадрової програми, не вийде, і якщо на якійсь з продуктів автоматизації впаде вибір, то рано чи пізно ліцензію або повну версію доведеться купити.

Таким чином, організовуючи кадрове діловодство з нуля, можна не поспішати при виборі програми для ведення кадрового обліку і не набувати перший-ліпший продукт. Адже підбір оптимального варіанту не тільки дозволить автоматизувати кадрове діловодство, а й значно полегшить робочий процес.