Закон про архіви: основний регламент в діловодстві

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Правові особливості закону про архіви
3. Як закон про архіви регулює необхідність створення власних архівів підприємств
4. Останні поправки, внесені в закон про архіви
5. Відповідно до неї, ці документи повинні зберігатися:
6. Закон про архіви і зберігання електронних документів

Для комерційних компаній створення архівів є правом, але не обов'язком. Однак, якщо архів вирішено створити, правовою підставою його роботи стане федеральний закон про архів і архівну справу.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого необхідний закон про архів і архівну справу

Діяльність будь-якої організації незалежно від форми її власності і характеру виробництва супроводжується і підтверджується документами. Документи є підставою для виконання будь-яких управлінських рішень, що приймаються у виробничій, організаційної та господарської сферах діяльності компанії. Природно, що важливим питанням є забезпечення схоронності документів, не тільки поточних , Ще беруть участь у документообігу підприємства але вже зданих на зберігання в архів. Питання формування архівів і розмежування власності на архівні документи якраз і регулює федеральний закон про архівний фонд та архівах.

Повне найменування цього документа: Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» № 125-ФЗ від 22.10.2004 . Це основний регламент, яким організація повинна керуватися незалежно від того, вирішила вона передавати свої документи на зберігання в сторонній архів або ж зберігати їх у себе, у власному архіві.

Закон про архіви РФ містить багато положень, які були введені вперше і дозволили адаптувати норми архівного законодавства з уже діючими нормами російських законів. Зокрема, їм були розмежовані предмети ведення архівів і повноваження між архівами державного, регіонального і муніципального підпорядкування.

Правові особливості закону про архіви

Федеральні закони архівів, які діяли до того, як був прийнятий закон № 125-ФЗ, зокрема, «Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах», прийняті в липні 1993 року, застаріли після того, як в грудні цього ж року була прийнята нова Конституція Російської Федерації.

Крім того, в раніше діяли не було поділу власності на документи, що зберігаються в архівах. Закон про архіви РФ вже вводить таке поняття, як архівні документи, що знаходяться:

• в державній власності;
• власності суб'єкта Федерації;
• в муніципальній власності;
• приватної власності.

Зверніть увагу: закон про архіви містить норму, на підставі якої заборонена приватизація документів, які знаходяться в державній, регіональної і муніципальної власності.

Ще одним правовим нюансом, що характеризує закон про архів, є підрозділ зберігаються в архівах документів на два типи:

1. документи діючих підприємств-фондообразователей;
2. документи ліквідованих підприємств-фондообразователей.

Крім того, закон про архів справі встановлює норму, раніше в архівному праві не применяющуюся: федеральні органи державної влади, розташовані в суб'єктах Федерації, свої архівні документи можуть зберігати в регіональних архівах тільки на підставі відповідних договорів.

І ще одна принципово нова особливість закону про архіви: в ньому міститься окрема стаття «Обов'язки органів державної влади, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб щодо комплектування державних і муніципальних архівів». По суті, це доповнення до Цивільного кодексу РФ яким регулюється порядок дій з документами, що зберігаються в архівах організацій у випадках, коли відбувається їх реорганізація чи ліквідація.

Читайте також:

Як закон про архіви регулює необхідність створення власних архівів підприємств

Згідно п. 2 ст. 13 закону про архів і архівну справу від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ, зберігання документів кожна організація може організувати самостійно, створивши свій власний архів. Це означає, що по витікання чергового календарного року кожен структурний підрозділ буде формувати справи відповідно до номенклатури справ, затвердженої в організації, і передавати їх в архів на зберігання. Так, наприклад, бухгалтерія або відділ кадрів можуть передавати справи з документами, що мають, згідно із законодавством, граничні терміни зберігання , Що визначаються відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів , Що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558.

При цьому, для державних і муніципальних установ, організацій і підприємств створення архівів є обов'язком. але організація архіву для комерційного підприємства є, відповідно до закону про архіви РФ, правом, а не обов'язком. Тому комерційні компанії можуть не створювати власні архіви, а передавати архівні документи на постійне зберігання до держархівів або муніципальні архіви.

Останні поправки, внесені в закон про архіви

Як і всякий правовий акт, закон про архіви РФ постійно коригується відповідно до тих змін, які обумовлені практикою його застосування і поправками, що вносяться до законодавства в цілому.

Так, 2 березня 2016 року в закон про архіви була додана нова стаття 22.1 «Терміни тимчасового зберігання документів з особового складу». Статтею визначаються терміни зберігання кадрових документів по особовому складу організацій.

Довідка

Відповідно до неї, ці документи повинні зберігатися:

1. 75 років, в разі, коли вони були розроблені до 1 січня 2003 року;
2. або 50 років, якщо вони були розроблені пізніше.

Крім того, згідно з поправками в закон про архівний фонд та архівах, що набув чинності з 18 червня 2017 року, строки зберігання архівних документів з особового складу, завершених у діловодстві до 1 січня 2003 року і після цього, не залежать від того, де зберігаються ці справи . Починається обчислення строків зберігання архівних документів, незалежно від того місця, де вони зберігаються, з 1 січня року, наступного за тим, в якому вони були завершені в діловодстві.

Тривалість строків зберігання в 50 і 75 років, встановлена ​​новою редакцією закону про архіви, не відноситься до тих кадрових документів з особового складу, терміни зберігання яких встановлені Переліком № 558. До таких документів-виключень належать, в тому числі, графіки відпусток, листування по кадрових питань, пояснювальні записки та ін.

Закон про архіви і зберігання електронних документів

Такого поняття, як «електронний документ» в законі про архівний фонд та архівах немає. У питаннях створення архівів електронних документів слід керуватися Правилами організації зберігання , Комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затвердженими Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526.

Згідно п. 4.13 цих Правил, процес передачі на зберігання в архів підприємства документів в електронних форматах, можна розбити на кілька етапів:

зовнішній огляд, перевірка фізичного стану та справності носіїв, на яких зберігаються електронні документи;

запис електронних документів на архівні машинні носії;

перевірка якості і повноти архівного запису;

формування та проставлення шифрів архівного зберігання на футлярах і конвертах одиниць зберігання;

створення опису електронних документів, складання опису і підготовка повного комплекту супровідної інформації.

Читайте також: