Зразок пояснювальної записки - як правильно написати пояснювальну?

1. ��� Що таке пояснювальна записка?
2. ○ Правила складання пояснювальній.
3. ✔ Структура тексту.
4. ��� Як сформулювати причини?
5. ��� Де може стати в нагоді?
6. ✔ Пояснювальна в школу.
7. ✔ Пояснювальна в інститут.
8. ✔ Пояснювальна на роботу.
9. ✔ Пояснювальна в поліцію.
10. ○ Наслідки відмови в складанні.
11. ○ Поради юриста:
12. ��� Що робити, якщо пояснювальну не хочуть приймати?

Ситуації, коли доводиться писати пояснювальну записку, виникають досить часто. Тому варто знати, як правильно складається даний документ. У нашій статті ми розповімо про всі особливості оформлення пояснювальної записки, в залежності від того, куди вона надається.

��� Що таке пояснювальна записка?

Пояснювальна записка - документ, що пояснює будь-які причини (відсутність на робочому місці, запізнення, невиконання своїх обов'язків і т.д.). Слід враховувати, що в законодавстві не передбачено дане поняття, але встановлено обов'язок роботодавця вимагати пояснення від співробітника, перш ніж застосовувати до нього дисциплінарні санкції.

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, то складається відповідний акт.
(ст. 19 Трудового кодексу РФ).

Повернутися до змісту ↑

○ Правила складання пояснювальній.

Закон не регламентує обов'язкову форму складання документа. Існує уніфікована форма представленого документа, яка затверджена 14 травня 2007 року за номером 25, але вона носить рекомендаційний характер. Тому організації можуть використовувати власну структуру, попередньо видавши наказ, що регламентує його.

✔ Структура тексту.

Незалежно від використовуваної форми в документ повинні бути включені наступні частини:

• Фактична, де вказуються факти, що послужили приводом для створення документа.
• Причинний, пояснює проступок.

Також потрібно вказати наступні факти:

• Назва організації, де працює особа.
• Місце складання документа.
• Відомості про укладача (ПІБ та посада).
• Найменування документа ( «Пояснювальна записка»).
• Вказівка ​​пояснень причин проступку.
• Дата написання.
• Зареєстрований номер.
• Підпис.

��� Як сформулювати причини?

Форма складання документа вільна. Це означає, що ви можете викладати свої думки довільно. Однак слід враховувати стиль написання - необхідно дотримання ділової етики та дотримання норм російської мови.

Головне в даному документі - правильно сформулювати причину свого вчинку, щоб у керівництва не виникло сумнівів у відсутності навмисності і чесності співробітника. Правила, які слід враховувати при поясненні причин:

• Лаконічність - пишіть коротко і за змістом.
• Обгрунтованість - вкажіть причини проступку.
• Усвідомленість - покажіть, що зрозуміли свою помилку.

Використання зазначених правил дозволить скласти документ, який допоможе уникнути дисциплінарного стягнення.

Повернутися до змісту ↑

��� Де може стати в нагоді?

Незважаючи на те, що найчастіше пояснювальна використовується в трудових відносинах, вона може знадобитися і в інших ситуаціях. Розглянемо докладніше кожен варіант.

✔ Пояснювальна в школу.

Подібний документ може знадобитися в школі через відсутність дитини на заняттях без попереднього повідомлення або в разі, якщо батьки не відвідали збори. Документ складається від руки, в ній вказуються стандартні дані: адресат звернення, дата і місце написання, дані укладача, наведені пояснення і підпис.

Відмітною ознакою даного виду пояснювальній є те, то вона складається не прогулятися дитиною, а його батьками.

Приклад подібного документа наведено тут:

✔ Пояснювальна в інститут.

Даний вид документа складається студентом на ім'я декана факультету, на якому він навчається. У документі крім стандартних відомостей потрібно додатково прописати число пропущених навчальних днів, вказати дати і причину відсутності. Якщо є підтверджуючий документ (наприклад, медична довідка), його потрібно прикласти до поясненню.

✔ Пояснювальна на роботу.

Даний вид пояснювальній є найпоширенішим і складається перед прийняттям керівництвом рішення про дисциплінарне стягнення.

Може оформлятися як пояснення своєї відсутності або невиконання службових обов'язків. У другому випадку пояснювальна є частиною основного документа.

✔ Пояснювальна в поліцію.

Бувають ситуації, коли пояснення доводиться писати і в поліцію. Подібна необхідність може виникнути в наступних випадках:

• Виклик наряду, з яким доводиться давати письмове запевнення, що реакція на дзвінок була.
• Вчинення протиправних дій проти заявника, який пояснює, що саме сталося.
• Оформлення документа з боку порушника, який пояснює, де знаходився і чим займався в певний момент часу.

У документі вказується стандартна інформація про одержувача пояснювальній, укладача, суті документа, дати оформлення і підпису. Зразок можна подивитися тут.

Повернутися до змісту ↑

○ Наслідки відмови в складанні.

Вам слід знати, що написання даного документа є вашим правом, а не обов'язком. Це визначено ст. 51 Конституції РФ.

Наслідки відмови від складання пояснювальній можуть наступити тільки при трудових відносинах. В цьому випадку в роботодавця з'являється підстава для застосування дисциплінарного стягнення на підставі акта про відмову від надання пояснювальній. Тому варто подумати, що краще зробити в подібній ситуації.

У всіх інших випадках відмова від написання документа не тягне жодних наслідків, тому, навіть якщо вас переконують у протилежному, не варто реагувати на подібні загрози.

Повернутися до змісту ↑

○ Поради юриста:

✔ Чи можна не писати пояснювальну в школу, якщо батьки не були на зборах?

Присутність батьків на зборах не є їх обов'язком, тому пояснювати причини своєї відсутності вони можуть виключно за своїм бажанням.

��� Що робити, якщо пояснювальну не хочуть приймати?

Вам потрібно вручити її обов'язково, тому якщо начальник відмовляється приймати документ, відправляйте його рекомендованим листом з описом про вкладення. Також можна попередити про свої дії профспілка і комісію за рішенням трудових спорів.

Повернутися до змісту ↑

Спеціаліст Сергій Трутнєв дає корисні поради, як правильно написати пояснювальну записку.

Повернутися до змісту ↑

Опублікував: Вадим Калюжний, фахівець порталу ТопЮріст.РУ